Die ersten zwei Wochen mit Caltrix

Vor dem Start: anmelden und den Vertrag schließen

Für 10 bis 99 Beschäftigte meldet ihr euch bei Caltrix Start selbst an, ohne Gespräch vorab. Im Formular schließt ihr auch den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). AGB und AVV könnt ihr vorher lesen und als PDF ablegen. Ihr bestätigt eure E-Mail-Adresse und wählt, wie ihr zahlt. Dann entsteht euer Caltrix und die Einladung an eure Administration kommt per Mail.

Mit dieser Einladung beginnen die 14 kostenlosen Tage. Die zwei Wochen auf dieser Seite sind also genau die Zeit, in der ihr noch nichts zahlt. Was ihr darin anlegt, bleibt: Ihr arbeitet vom ersten Tag an mit euren echten Daten.

Woche 1: Zugang, Struktur und Personen

Eure Administration bekommt zwei Hilfen mit. Die geführte Einrichtung ist eine Liste der Schritte, die Caltrix selbst abhakt, sobald sie erledigt sind. Niemand muss etwas als fertig melden und jeder Schritt lässt sich überspringen und später nachholen. Das Base Camp ist ein Lernpfad im eigenen System: Eure Administration lernt Caltrix mit derselben Mechanik, mit der später jede neue Person ankommt.

• Abteilungen und Teams anlegen, so wie ihr heute arbeitet.
• Personen einlesen, aus einer CSV- oder Excel-Datei. Es reichen Vorname, Nachname und E-Mail oder Personalnummer. Abteilung, Team, Führungskraft und Eintrittsdatum lassen sich gleich mitgeben.
• Berichtslinie prüfen: Jede Person hat eine Führungskraft.
• Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Feiertage eintragen. Den Feiertagskalender legt ihr für euer Bundesland oder euren Kanton selbst an.
• Mail-Absender festlegen, damit Einladungen und Erinnerungen von eurer Firma kommen.

Woche 2: der erste Pfad und die Einladung

In Woche 2 kommt der Teil, um den es geht: die Einarbeitung der Rolle, die ihr am häufigsten besetzt. Dafür liegt in Caltrix eine Vorlage bereit, der Muster-Pfad „Onboarding einer Rolle“. Er beginnt 14 Tage vor dem ersten Arbeitstag und reicht bis Tag 90, mit vier Terminen für die Führungskraft: drei Tage vor dem Start und an den Tagen 5, 30 und 90. Ihr übernehmt ihn, streicht, was bei euch nicht passt, und tragt ein, was nur ihr wisst.

• Ersten Pfad bauen aus dem Muster-Pfad, mit Pate, Frist und den Inhalten, die es schon gibt. Was schon in einem Ordner liegt, wird verlinkt statt neu geschrieben.
• Zuweisungsregel anlegen: Wer in diese Rolle eintritt, bekommt den Pfad von selbst.
• Beschäftigte einladen, wenn alles steht. Jede Person richtet ihren Zugang selbst ein.
• Lohnexport an DATEV LODAS einrichten, wenn ihr ihn nutzt: Beraternummer, Mandantennummer und Lohnarten bekommt ihr von eurem Steuerberater. Was im Export steht.

In Start Light gibt es keine Lernpfade. Dort entfallen der erste Pfad und die Zuweisungsregel und die Einrichtung ist mit der Einladung erledigt.

Wer bei euch wie viel Zeit braucht

Die Zeiten für die Base-Camp-Pfade stehen in Caltrix selbst: Jeder Baustein darin hat eine Dauer, die Summe ist unten gerundet. Sie gelten für Caltrix Start mit allem, was dazugehört. Die Pfade haben Fristen von 30 bis 45 Tagen, ihr müsst also nichts davon am Stück erledigen.

Zusammengerechnet sind das bei der Person, die die Einführung verantwortet, zwei bis drei Arbeitstage, verteilt auf zwei Wochen. Wer HR und Administration in einer Person ist, liegt am oberen Rand.

AVV und Betriebsrat sind Schritte, keine Fußnoten

Der AVV ist bei Caltrix Start Teil der Anmeldung: Ohne ihn entsteht kein Zugang. Wer ihn vorher mit dem Datenschutz abstimmen will, liest ihn vorab: AVV für Caltrix Start. Technische und organisatorische Maßnahmen und was die IT sonst wissen will, stehen auf der Seite Für IT und Betriebsrat.

Der Betriebsrat kommt spätestens mit der Zeiterfassung ins Spiel, denn sie ist mitbestimmungspflichtig. Caltrix fragt deshalb vorher: Solange nicht eingetragen ist, ob der Betriebsrat zugestimmt hat (mit Datum und Beleg) oder ob es keinen gibt, nimmt die Zeiterfassung keine einzige Buchung an und erscheint nicht einmal im Menü. Plant das Gespräch also in Woche 1 ein, nicht nach dem Start. Was ausgewertet wird und was nicht, steht für das Gremium auf einer eigenen Seite.

Was nach zwei Wochen steht

• Alle Beschäftigten sind in Caltrix, mit Abteilung, Team und Führungskraft.
• Urlaub und Abwesenheit laufen über Caltrix statt über Mail und Tabelle.
• Die Zeiterfassung ist an, wenn die Frage zum Betriebsrat beantwortet ist.
• Eine Rolle hat einen Einarbeitungspfad mit Pate und Frist und die nächste Einstellung in dieser Rolle bekommt ihn von selbst.
• Eure Administration kennt Caltrix, weil sie es selbst als Lernpfad durchlaufen hat.

Was danach kommt

Die erste echte Einstellung läuft den Pfad und ihr seht im Team-Cockpit, wo es hakt. Jede weitere Rolle geht schneller, denn der erste Pfad ist dann selbst eine Vorlage: Rechnet mit rund zwei Tagen je Rolle statt zwei Wochen. Rollenwechsel und Übergabe beim Austritt kommen dazu, wenn ihr so weit seid.

Ab 100 Beschäftigten bucht ihr Campus und Staff einzeln. In der Ausbaustufe Aufbau seid ihr ebenfalls nach zwei Wochen live. Mit Entwicklung oder Compliance kommen Anbindung an euer Personalsystem, Pilotgruppe und Single Sign-on dazu, dann sind es sechs Wochen: der Plan Woche für Woche.

Wenn ihr Hilfe wollt

Eingerichtet ist Caltrix von euch selbst. Wer dabei jemanden an der Seite haben will, bucht die begleitete Einrichtung dazu, bei der Anmeldung oder später in der Anwendung: Wir richten Caltrix mit euch zusammen ein. Fehler meldet ihr per Ticket. Für alles, was über die Hilfe in der Anwendung hinausgeht, gibt es Support-Stunden.