Welche HR-Software eignet sich für kleine Unternehmen?

Für Firmen mit 10 bis 99 Beschäftigten ohne eigene Personalabteilung kommen unter anderem Caltrix Start, Factorial, Kenjo, PointChamp, HRworks, flair und Personio infrage. Entscheidend ist weniger der Preis je Person als der Umfang: Plant ihr Schichten, wollt ihr den Lohn im System abrechnen oder soll die Einarbeitung mit Lernpfaden laufen? Die Tabellen oben zeigen, was bei wem dabei ist und was extra kostet.

Worauf sollten kleine Firmen beim Preis achten?

Auf vier Dinge neben dem Preis je Person: Mindestabnahme, Laufzeit, Einmalkosten und Module. Monatliche Zahlung heißt nicht immer monatlich kündbar. Bewerbermanagement, der Export an DATEV oder Schulungen kosten bei mehreren Anbietern extra.

Gibt es Caltrix auch nur als Personalverwaltung?

Ja, als Start Light: Personalakte, Urlaub und Abwesenheiten, Arbeitszeiterfassung, Export an DATEV LODAS und der Meldekanal nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, ohne Bewerbermanagement, Lernpfade und Übergabe beim Austritt. Mehr auf der Seite Caltrix Start .

Was unterscheidet Caltrix Start von anderer HR-Software?

Neben Personalakte, Urlaub, Arbeitszeit und Bewerbungen gibt Caltrix Start jeder Rolle einen Lernpfad mit Pate und Frist und führt die Übergabe, wenn jemand geht. Bewerbungen und der Export an DATEV LODAS sind im Preis. Eine Schichtplanung und eine eigene Lohnabrechnung hat Caltrix nicht. Mehr auf der Seite Caltrix Start .

Vergleich

HR-Software für kleine Unternehmen im Vergleich

Sieben Anbieter für Firmen mit 10 bis 99 Beschäftigten, in denen die Personalarbeit nebenbei läuft. Alle Preise stammen von den Seiten der Hersteller, Stand 12. November 2026. Caltrix ist einer der sieben. Wir sagen deshalb auch, wann ein anderer besser passt.

Preise und Vertrag auf einen Blick

Preise netto je Person und Monat, wenn nicht anders angegeben. „Person“ heißt bei den Anbietern Mitarbeiter, Mitarbeitender oder User; gemeint ist fast immer jede beschäftigte Person mit Zugang.

Anbieter	Preis laut Hersteller	Vertrag und Einrichtung	Testphase
Caltrix Start Light	4,50 € je Person und Monat, 4,05 € bei jährlicher Zahlung. Nur die Personalverwaltung, berechnet werden mindestens 10 Personen	Monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung zwölf Monate im Voraus. Keine Einrichtungsgebühr	Die ersten 14 Tage kostenlos, mit echten Daten
Caltrix Start	9 € je Person und Monat, 8,10 € bei jährlicher Zahlung. Mit Bewerbungen und Einarbeitung, berechnet werden mindestens 10 Personen	Monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung zwölf Monate im Voraus. Keine Einrichtungsgebühr	Die ersten 14 Tage kostenlos, mit echten Daten
Factorial	Ab 8 € je User, Plan nach Bedarf auf Anfrage	Kündbar zum Ende des Abrechnungszeitraums, dessen Länge nicht genannt ist	Kostenlos, Dauer auf der Preisseite nicht genannt
Kenjo	Starter 6,00 € bei monatlicher, 5,40 € bei jährlicher Zahlung; Growth 10,00 € oder 9,00 €	Erste Laufzeit laut AGB mindestens 12 Monate, auch bei monatlicher Zahlung. Einmalig: Onboarding ab 400 €, DATEV-Integration 600 €	14 Tage
PointChamp	Ein Tarif nach Teamgröße, je Monat: unter 10 Personen 99 €, 11 bis 25 Personen 189 €, 26 bis 50 Personen 318 €, 51 bis 75 Personen 454 €, 76 bis 100 Personen 572 €	Monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung 5 % günstiger. Die AGB nennen eine einmalige Einrichtungsgebühr ohne Betrag	14 Tage
HRworks	Kein Listenpreis. Grundgebühr je Konto plus Lizenz je Nutzer, berechnet werden mindestens 20 Nutzer	Keine Mindestlaufzeit, kündbar zum Monatsende. Schulung der Administration ist Pflicht, Einrichtung nach Aufwand	Nach einem Gespräch, Dauer nicht genannt
flair	Ab 2,50 €, Module frei kombinierbar, Angebot in einer Demo. Wer in der HR-Oberfläche arbeitet, braucht eine Salesforce-Lizenz	Nicht genannt	Keine genannt, Demo auf Anfrage
Personio	Kein Listenpreis, die Herstellerseite nennt keine Preise. Angebot auf Anfrage	Nicht genannt	14 Tage

Was im Einstieg steckt und was dazukommt

Anbieter	Einarbeitung und Lernen	Bewerbungen	Export an DATEV	Schichtplanung
Caltrix Start Light	Nicht enthalten, dafür gibt es Caltrix Start	Nicht enthalten	Datei für DATEV LODAS, enthalten	Nein
Caltrix Start	Lernpfade je Rolle mit Pate, Führungskraft und Frist, dazu die Übergabe beim Austritt	Enthalten	Datei für DATEV LODAS, enthalten	Nein
Factorial	Onboarding-Vorlagen; Schulungen und LMS als eigenes Modul	Modul	LODAS und Lohn und Gehalt	Modul
Kenjo	Onboarding-Aufgaben; Schulungsverwaltung nur im Tarif Connect	Zusatz, 249 € im Monat	LODAS, ab Growth	Enthalten, im Starter bis 15 Schichtkräfte
PointChamp	Onboarding-Checklisten je Position, Akademie mit Lerninhalten und Wiki	Enthalten	LODAS, Lohn und Gehalt, Eigenorganisation comfort	Enthalten
HRworks	Schulungs- und Qualifikationsmanagement	Enthalten	LODAS und Lohn und Gehalt, ohne Aufpreis	Über Partner
flair	Onboarding-Workflows; ein LMS gibt es, sein Preis steht nicht auf der Preisseite	Modul	Modul Gehaltsabrechnung, LODAS und Lohn und Gehalt	Modul
Personio	On- und Offboarding-Workflows; Schulungsverwaltung in der App „Performance & Entwicklung“	App „Recruiting“	App „DATEV-Integration“	Keine Angabe gefunden

Personalakte, Urlaub und Abwesenheiten führen alle sieben, flair als Module, Caltrix auch im kleinen Umfang Start Light. Eine Übergabe beim Austritt, bei der jemand mit Thema, Empfänger und Frist an seine Nachfolge übergibt, nennt außer Caltrix keiner der Anbieter; die übrigen haben Offboarding-Aufgaben oder Workflows.

Wo die Daten liegen

Caltrix: Deutschland
Factorial: AWS in Frankfurt laut Produktseite
Kenjo: deutsche Server
PointChamp: „EU Data Hosting“, ohne Ort
HRworks: AWS in Dublin, Irland
flair: Salesforce und AWS in Frankfurt
Personio: AWS in der EU

Worauf ihr beim Vergleich achten solltet

Preis je Person ist nicht der Monatspreis. Mindestabnahmen (10 Personen bei Caltrix Start, 20 Nutzer bei HRworks) und Preise nach Teamgröße (PointChamp) verschieben die Rechnung gerade bei kleinen Teams.
Monatliche Zahlung heißt nicht monatlich kündbar. Bei Kenjo läuft der erste Vertrag laut AGB mindestens 12 Monate, auch wenn ihr monatlich zahlt.
Einmalkosten mitrechnen. Einrichtung, Pflichtschulung und eine eigene Gebühr für die DATEV-Anbindung stehen oft nicht neben dem Preis je Person.
Was als Modul extra kostet. Bewerbermanagement, der Export an DATEV und Schulungen sind bei mehreren Anbietern eigene Module. Fragt im Angebot nach dem Preis für genau euren Umfang.

Wann Caltrix Start passt und wann ein anderer Anbieter

Caltrix Start passt, wenn neue Leute schneller eingearbeitet werden sollen und Wissen nicht an einer Person hängen soll. Bewerbungen und der Export an DATEV LODAS sind ohne Aufpreis dabei. Kündigen könnt ihr monatlich.

Start Light passt, wenn ihr nur Akte, Urlaub, Arbeitszeit und den Export für den Steuerberater braucht. Später wechselt ihr zu Caltrix Start, ohne neu anzufangen.

Ein anderer Anbieter passt besser, wenn ihr

im Schichtbetrieb plant: Caltrix hat keine Schichtplanung;
Krankmeldungen in der Software führen und die eAU über DATEV abrufen wollt: Caltrix kennt bei einer Abwesenheit den Zeitraum, nicht den Grund;
die Lohnabrechnung selbst im HR-System machen wollt statt beim Steuerberater: Caltrix rechnet keinen Lohn ab;
nur die Personalverwaltung sucht und der niedrigste Preis je Person allein entscheidet.

Quellen und Stand

Alle Angaben von den Seiten der Hersteller, abgerufen am 12. November 2026. Personio nennt auf seiner Seite keine Preise mehr, deshalb stammen die Angaben zu Personio aus ihrem Hilfe-Center. Wir prüfen die Tabelle jedes Quartal. Preise ändern sich, verbindlich ist das Angebot des jeweiligen Herstellers.

Personalverwaltung und Einarbeitung in einem System?

Caltrix Start verbindet Personalakte, Urlaub, Arbeitszeit und Bewerbungen mit Lernpfaden und der Übergabe beim Austritt. Die ersten 14 Tage kosten nichts.

Caltrix Start ansehen →