Anwendungsfall · Schulungsorganisation
Die Person, die „das mit den Schulungen macht"
In fast jeder Firma gibt es sie und in fast keiner steht es in ihrer Stellenbeschreibung. Sie führt den Mailverteiler, die Anmeldeliste, den Raumkalender und die Anwesenheitsbögen. Vier Quellen, die nur in ihrem Kopf zusammenlaufen.
Caltrix führt sie in einem Ablauf zusammen, von der Ankündigung bis zum Nachweis.
Das Geld ist da. Der Überblick nicht.
Weiterbildung ist im deutschen Mittelstand kein Randthema, sondern ein erheblicher Posten. Verwaltet wird er trotzdem meist nebenbei.
46,4 Mrd. €
investiert die deutsche Wirtschaft im Jahr in betriebliche Weiterbildung, so viel wie nie zuvor.
IW-Weiterbildungserhebung 2023, n = 953
20,3 Std.
und 1.347 Euro entfallen dabei im Schnitt auf jede und jeden Beschäftigten im Jahr.
ebd.
93 %
der Unternehmen bilden ihre Beschäftigten weiter. Die Frage ist also nicht ob, sondern wie geordnet.
ebd.
Zwanzig Stunden je Kopf sind für ein Team von zwanzig Leuten ein Vierteljahr Arbeitszeit. Diese Zeit wird eingekauft, geplant und bezahlt. Wer daran teilgenommen hat, steht am Ende trotzdem oft nur auf einem Blatt Papier.
Drei Reibungspunkte, die jeder kennt
Sie kosten selten viel Zeit auf einmal. Sie kosten zwanzig Minuten, immer wieder. Und niemand rechnet sie zusammen.
Die Anmeldung läuft über Mail
Zusagen kommen als Antwort, Absagen als Weiterleitung und zwei Kollegen fragen, ob noch Platz ist. Wie viele es genau sind, weiß man am Vorabend.
Der Raum ist doppelt vergeben
Weil der Raumkalender woanders liegt als die Schulungsplanung. Es fällt am Morgen des Termins auf, wenn beide Gruppen vor derselben Tür stehen.
Danach weiß es niemand mehr
Wer da war, steht auf der Anwesenheitsliste im Ordner. Ob die Schulung etwas gebracht hat, steht nirgends, denn den Feedbackbogen hat niemand ausgewertet.
Der eigentliche Schaden ist nicht die Mühe, sondern die Unsichtbarkeit. Ein Angebot, das man nur kennt, wenn man in der richtigen Mailverteilerliste steht, wird von der Hälfte der Belegschaft nie gesehen.
So läuft es mit Caltrix
Vier Schritte, von der Ankündigung bis zur Auswertung.
Schritt 1
Der Termin steht einmal und ist auffindbar
Jede Veranstaltung hat ihre eigene Seite mit Termin, Zielgruppe und Sichtbarkeit, dazu Listen- und Monatsansicht. Wer will, abonniert den Kalender und hat die Termine in Outlook. Wiederkehrende Formate werden als Reihe angelegt statt zwölfmal von Hand.
Schritt 2
Anmeldung, Warteliste, Kapazität
Angemeldet und abgemeldet wird selbst. Ist der Kurs voll, rückt die Warteliste nach und vor dem Termin geht eine Erinnerung heraus. Für Formate, die auch Externen offenstehen, gibt es die Anmeldung über einen Link mit Bestätigung per Mail.
Schritt 3
Raum, Gerät und Fahrzeug hängen am Termin
Reserviert wird zusammen mit der Schulung, nicht daneben. Ist etwas zur selben Zeit schon vergeben, weist Caltrix die Reservierung ab, statt sie still zu überschreiben. Ein eigenes Add-on braucht es dafür nicht, es gehört zu Training.
Schritt 4
Check-in, Nachweis, Rückmeldung
Zum Termin gehört ein Ticket als PDF mit QR-Code, am Eingang wird eingecheckt, danach steht die Teilnahmebestätigung bereit. Der Feedbackbogen hängt an der Schulung und wird ausgewertet, ebenso Auslastung und Teilnahme. Wo eine Genehmigung nötig ist, läuft sie vor der Anmeldung.
Was davon ihr braucht, entscheidet das Format. Ein offenes Webinar kommt mit Schritt eins und zwei aus. Eine Pflichtschulung mit Trainer, Raum und Nachweis braucht alle vier.
Ein Termin ist selten allein
Die meisten Schulungen haben ein Davor und ein Danach: etwas, das man vorher gelesen haben sollte, und etwas, das man hinterher anwenden soll. Genau dort verliert der reine Terminkalender. Er kennt den Tag, aber nicht den Zusammenhang.
Eine Schulung ist Weitergabe, die einen Termin braucht, und angekommen ist sie erst, wenn jemand das Gelernte bei der Arbeit anwendet. Deshalb liegt der Termin in Caltrix auf derselben Plattform wie der Lernpfad. Vor- und Nachbereitung sind Bausteine, die Teilnahme ist einer davon und der Abschluss zählt in dieselbe Lernakte. Mehr zu den Bausteinen unter Events und Training.
„Bei uns ist fast alles Präsenz"
Das ist kein Widerspruch, sondern der Normalfall in Produktion, Technik und Handwerk. Deshalb sind Räume, Geräte und Fahrzeuge fester Bestandteil und keine Erweiterung. Aus demselben Grund gibt es Ticket und Check-in am Eingang statt einer Anwesenheitsliste.
Umgekehrt gilt dasselbe: Wo ein Termin online stattfindet, lässt er sich aufzeichnen und später als Sendung oder auf Abruf zeigen, für die Schicht, die an dem Vormittag nicht konnte. Wer mit externen Trainerinnen und Trainern arbeitet, gibt ihnen einen eigenen Zugang für ihre Termine und Materialien, ohne dass sie die ganze Firma sehen.
Events und Training sind wie alle vier Campus-Produkte in jedem Level enthalten, nichts wird einzeln dazugebucht. Was die Level darüber hinaus unterscheidet, steht auf der Preisseite.
Zum Nachlesen
Wenn ihr es lieber am Stück lesen oder jemandem in der Firma vorlegen wollt.
Wie viele Listen führt ihr für einen Termin?
In der Demo legen wir eine eurer Schulungen einmal komplett an, mit Anmeldung, Raum und Nachweis. Danach seht ihr, was davon von selbst läuft.