Schnittstelle
Lohnexport an DATEV LODAS für euren Steuerberater
Caltrix rechnet keinen Lohn ab. Das macht weiter euer Steuerberater oder euer Lohnbüro. Caltrix sammelt, was dafür im Monat angefallen ist, und gibt es als Datei für DATEV LODAS heraus. Statt einer Tabelle per Mail bekommt die Kanzlei eine Datei, die sie in ihr Programm einliest. Diese Seite sagt genau, was in der Datei steht und was nicht.
Was in der Datei steht
| Daten | Woher und wie |
|---|---|
| Gearbeitete Stunden | Je Person und Kostenstelle aus der Arbeitszeiterfassung von Caltrix. Ohne Zeiterfassung in Caltrix entfällt diese Zeile. |
| Urlaubstage | Aus genehmigten Urlaubsanträgen, gezählt an Arbeitstagen. Halbe Tage zählen halb, Urlaub für einzelne Stunden anteilig. |
| Monatliche Entgeltbestandteile | Aus dem Entgeltstand in der Personalakte, der am Monatsende gilt, je Bestandteil eine Lohnart. Einmalzahlungen gehen im Monat ihres Auszahlungstags hinaus. |
Exportiert wird je Abrechnungsmonat, vorgeschlagen ist der Vormonat. Wer für denselben Monat ein zweites Mal exportiert, bekommt eine Korrekturdatei, die auch so heißt.
Was auf der Prüfliste steht statt in der Datei
Manches meldet ihr dem Steuerberater weiter selbst. Caltrix vergisst es aber nicht: Vor jedem Export zeigt eine Prüfliste, was sich im Monat geändert hat und nicht in der Datei steht.
- Eintritte und Austritte
- Vertragsänderungen und ein neuer Entgeltstand, auch ein neues Grundentgelt
- Personen, die nur einen Teil des Monats beschäftigt waren. Ihre Bestandteile kürzt Caltrix nicht, es weist darauf hin.
- Personen ohne Personalnummer und Bestandteile ohne Lohnart. Für sie entsteht keine Zeile.
Was nicht in der Datei steht
- Keine Stammdaten. Name, Anschrift, Steuer- und Sozialversicherungsdaten führt die Kanzlei in DATEV.
- Keine Krankheitstage. Caltrix kennt bei einer Abwesenheit den Zeitraum, nicht den Grund.
- Keine Überstunden, Salden und Zuschläge für Nacht, Sonntag oder Feiertag.
- Keine jährlichen Bestandteile wie ein Weihnachtsgeld, das im Vertrag als Jahresbetrag steht.
Was ihr einmal einrichtet
Beraternummer und Mandantennummer aus DATEV, dazu je Art eine Lohnart: welche Nummer in eurer Abrechnung für Stunden, für Urlaub und für jeden Entgeltbestandteil steht. Beides bekommt ihr von eurem Steuerberater. Gehören Abteilungen zu verschiedenen DATEV-Mandanten, entsteht je Mandant eine eigene Datei.
Den Export sieht nur, wer in Caltrix die Rolle für Entgelt hat. Die Administration bekommt dieses Recht nicht von selbst, denn Gehälter sind kein Thema für jeden, der Benutzer anlegt.
Unser Rat für den Anfang: Lest den ersten Monat zusammen mit der Kanzlei ein und vergleicht ihn mit eurer bisherigen Meldung. Danach wisst ihr, ob jede Lohnart dort ankommt, wo sie hingehört.
Wo es den Export gibt
Für 10 bis 99 Beschäftigte ist der Lohnexport im Preis enthalten, in Start Light ebenso wie in Caltrix Start. Ab 100 Beschäftigten gehört er zu Caltrix Staff, in jeder Ausbaustufe. Die Stunden kommen nur, wenn ihr die Zeiterfassung von Caltrix nutzt.
Führt ihr die Personalakte in einem anderen System, etwa in Personio, erzeugt Caltrix keinen Lohnexport. Das bleibt Sache des Systems, das die Akte führt.
Was es nicht gibt
- Keine Lohnabrechnung. Caltrix rechnet nicht und übermittelt nichts an Finanzamt oder Krankenkassen.
- Kein Abruf der eAU. Den macht weiter, wer die Abrechnung macht.
- Keine direkte Verbindung zu DATEV. Die Datei geht an die Kanzlei, nicht über eine Schnittstelle in deren System.
- Nur DATEV LODAS. Für DATEV Lohn und Gehalt und für Lohnprogramme in Österreich oder der Schweiz gibt es keinen Export.
Die Tabelle an die Kanzlei ablösen?
In Caltrix Start sind Personalakte, Urlaub, Arbeitszeit und der Lohnexport dabei. Die ersten 14 Tage kosten nichts, ihr arbeitet vom ersten Tag an mit euren echten Daten.
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