Eintritt ohne Medienbruch in die Personalakte

Eine neue Kollegin, eine Erfassung

In den meisten Firmen wird ein Eintritt drei- bis viermal eingetragen: im Bewerbungstool, in der Personalakte, in der IT-Bestellung und noch einmal in der Einarbeitungsliste. Jede dieser Erfassungen kann ausfallen. Die, die ausfällt, ist meistens die Einarbeitung.

In Caltrix erzeugt die Einstellung den Vertrag und der Vertrag löst den Onboarding-Pfad aus. Ohne zweiten Handgriff, ohne nächtliche Übertragung.

Staff liefert die Anlässe, Campus organisiert die Weitergabe. Hire übernimmt den Bewerbungsweg.

Das Muster

Woran es scheitert, ist selten der gute Wille

Es ist fast immer dieselbe Stelle: die Übergabe zwischen zwei Systemen, die niemandem gehört.

Dieselbe Person, dreimal getippt

Name, Eintrittsdatum und Stelle stehen am Ende in drei Systemen, mit drei Schreibweisen. Wer später auswerten will, weiß nicht, welche stimmt.

Der Pfad startet am ersten Arbeitstag

Damit ist das Pre-Boarding verschenkt: die Wochen zwischen Zusage und Antritt, in denen ein neuer Mensch am aufnahmebereitesten ist und am wenigsten zu tun hat.

Niemand ist zuständig

„HR und die Führungskraft“ ist keine Antwort auf die Frage nach der Zuständigkeit, sondern die Diagnose. Ohne Pate, Führungskraft und Frist ist ein Einarbeitungsplan eine Notiz.

Wie es läuft

Vier Schritte, ein Datenstand

Jeder Schritt schreibt an dieselbe Stelle. Es gibt keinen zweiten Weg, jemanden einzustellen.

Die Zusage legt den Vertrag an

Aus der Bewerbung in Caltrix Hire wird mit der Einstellung der erste Vertragsstand: Vertragsart, Wochenstunden, Befristung, Probezeit. Erst dieser Schritt erzeugt überhaupt eine Person im System, vorher ist eine Bewerbung eine Bewerbung.

Gibt es einen Betriebsrat, geht die Vorlage an ihn

Die Einstellung wird nach § 99 BetrVG vorgelegt, statt dass jemand Unterlagen ausdruckt. Der Betriebsrat hat eine Woche, Schweigen gilt als Zustimmung und die Frist läuft im System mit, statt in einem Postfach zu verfallen.

Der Onboarding-Pfad startet mit dem Vertrag

Nicht am ersten Arbeitstag. Wer am 12. zusagt und am 1. des Folgemonats anfängt, hat ab dem 12. einen Plan, mit Schritten, die vorher schon Sinn ergeben: Geräte, Zugänge, Lesestoff, das erste Gespräch.

Jeder Schritt hat einen Namen und ein Datum

Der Pfad kommt aus Caltrix Campus und ist der Rolle zugeordnet, nicht der Person. Wer die Stelle besetzt, bekommt denselben Weg. Jede Einarbeitung hat einen Paten, eine Führungskraft und eine Frist. Beide sehen, wenn es hakt, bevor die Probezeit um ist.

Was rechtlich mitläuft

§ 99 BetrVG, die personelle Einzelmaßnahme wird dem Betriebsrat vorgelegt, mit Wochenfrist und Zustimmungsfiktion.
NachwG, die wesentlichen Vertragsbedingungen sind gestaffelt auszuhändigen: ein Teil am ersten Arbeitstag, der nächste binnen sieben Kalendertagen, der Rest binnen eines Monats. Die Fristen laufen im System mit.
Pflichtunterweisungen, was zum Antritt fällig ist, hängt am Pfad und nicht an einer Erinnerung im Kalender.

Caltrix stellt zusammen und beurteilt nicht. Was das System vorrechnet, ist ein Vorschlag mit sichtbarer Grundlage, keine Rechtsberatung und kein Ersatz für sie.