Personalakte-Software: Vertrag, Urlaub, Zeugnis

Was die Personalakte führt

Sechs Dinge, die heute meist in einer Tabelle stehen

Jedes davon mit Historie, Zuständigkeit und Protokoll. Und ohne dass jemand eine zweite Liste pflegt.

Vertrag mit Historie

Jeder Vertragsstand bleibt lesbar: Wochenstunden, Befristung, Probezeit, Vertragsart. Wer wissen will, was im März galt, muss keine alte Datei suchen. Bestandsverträge kommen per CSV-Import herein, auch bei 500 Beschäftigten.

Berichtslinie und Org-Chart

Wer berichtet an wen, als Organisationsfrage, nicht als Rechtefrage. Die Linie bestimmt den Antragsweg; wer welche Akte lesen darf, entscheidet weiter die Rollenzuweisung.

Dokumente mit Schutzstufe

Kategorie, Aufbewahrungsfrist und Schutzstufe an jedem Dokument. Besonders geschützte Unterlagen erbt auch eine Org-Admin-Rolle nicht still mit, wer den Schlüssel will, gibt ihn sich sichtbar und mit Eintrag im Protokoll.

Anträge mit Weg

Urlaub, Homeoffice, Fortbildung und der Änderungsantrag auf die eigenen Stammdaten laufen über einen Genehmigungsweg: die Führungskraft aus der Berichtslinie, mit der Personalverwaltung als Rückfall. Ist sie im Urlaub, greift die Vertretung.

Urlaubskonto und „Wer ist da?“

Anspruch, Verbrauch, Rest und der Hinweis vor dem Verfall, den die Rechtsprechung verlangt. Daneben steht, wer im eigenen Team, in der Abteilung oder im Projekt in den nächsten Wochen fehlt, soweit euer Unternehmen es freigibt und ohne je einen Grund zu nennen. Wie das geht

Austritt und Zeugnis

Der Austritt ist ein Vorgang, kein Datum: Kündigungsfrist nach § 622 BGB, anteiliger Urlaub nach § 5 BUrlG, Rückgabeliste, Zugangsabschaltung am Tag nach dem letzten Arbeitstag. Das Zeugnis entsteht als Entwurf aus den Tatsachen der Akte.

Die Leitplanke

Das System stellt zusammen und beurteilt nicht

Der Satz gilt an jeder Stelle der Linie. Er ist keine Bescheidenheit, sondern eine Bauentscheidung.

Die Personalakte rechnet vor und entscheidet nicht

Kündigungsfrist und Resturlaub sind Vorschläge. Sie tragen sichtbar, worauf sie beruhen. Tarifverträge, Sonderkündigungsschutz, Elternzeit und die Frage, wann eine Kündigung zugegangen ist, stehen in keiner Datenbank, die Maske benennt das, statt es zu erfinden.

Das Zeugnis rechnet keine Note

Der Entwurf entsteht aus Zeitraum, Stelle, Vertragsständen und den Weiterbildungen der Lernakte. Die Stufen für Leistung und Verhalten sind eine Vorgabe und keine Ableitung: Aus Kompetenz-Bewertungen eine Note zu rechnen wäre der eine Schritt zu weit. Freigeben ist ein Akt, kein Speichern.

Die harte Grenze

Was die Personalakte ausdrücklich nicht wird

Damit ihr es vor dem Gespräch wisst und nicht danach.

Keine Entgeltabrechnung. Keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherungsbeiträge, keine DEÜV-Meldungen. Die Personalakte führt die Gehaltshistorie als Angabe am Vertrag und liefert sie an die Abrechnung, sie rechnet nicht.
Keine Krankmeldung und kein eAU-Abruf. Caltrix kennt da und nicht da und weiß allenfalls, ob ein Urlaubs- oder Bildungsantrag dahintersteht. Der Grund einer Abwesenheit ist eine Frage, die wir nicht stellen und deren Antwort wir nicht speichern können, die Tabelle hat kein Feld dafür. Damit verarbeitet die Personalakte keine Gesundheitsdaten.
Kein Tarifwerk in der Zeitwirtschaft. Zuschlagsarten, Schichtmodelle mit tariflichen Rundungsregeln und Jahresarbeitszeitkonten sind eine eigene Industrie.
Keine Personalakte als DMS. Dokumente mit Kategorie, Frist und Schutzstufe: ja. Versionierung, Volltextsuche im Scan und revisionssichere Archivierung nach GoBD: nein.

Die Personalakte, die weiß, was eure Leute gelernt haben