CALTRIX

Caltrix Start · für 10 bis 99 Beschäftigte

Wer neu anfängt, ist schneller drin. Wer geht, nimmt sein Wissen nicht mit.

Personalakte, Urlaub, Arbeitszeit und Bewerbungen an einem Ort, eingerichtet von euch selbst. Dazu kommt, was eine reine Personalverwaltung nicht hat: Einarbeitung mit Pate, Plan und Frist und eine Übergabe, wenn jemand geht.

9 € je Person und Monat · die ersten 14 Tage kostenlos · monatlich in der Anwendung kündbar

Was dabei ist

Die Anmeldung öffnet in Kürze. Lieber gleich reden? Demo vereinbaren

Für wen Caltrix Start gedacht ist

Für Firmen, in denen die Geschäftsführung oder das Office die Personalarbeit nebenbei macht. Die Lohnabrechnung macht der Steuerberater. Die Akten stehen in Ordnern, der Urlaub in einer Tabelle. Einarbeitung heißt „frag mal die Kollegin“.

Caltrix Start ist für Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz buchbar.

Was dabei ist: Verwaltung

Drei Dinge, die heute Zeit kosten, und wie sie mit Caltrix laufen.

BisherDer Urlaub steht in einer Tabelle. Wer wissen will, wie viele Tage noch übrig sind, muss nachfragen.

Mit CaltrixEin Antrag mit Urlaubskonto. Die Führungskraft gibt ihn frei. Die Abwesenheiten aller stehen in einer Übersicht.

BisherDer Vertrag liegt im Ordner. Wann die Befristung endet, weiß, wer daran denkt.

Mit CaltrixEine Personalakte mit Vertrag und Gehaltshistorie. Das Ende einer Befristung steht als Frist darin, mit Erinnerung vorher.

BisherZum Monatsende geht eine Tabelle an den Steuerberater, von Hand zusammengetragen aus Mails und Zetteln.

Mit CaltrixEin Export für DATEV LODAS, den der Steuerberater einliest.

Außerdem in der Verwaltung

Was dabei ist: Einarbeitung und Weitergabe

Ein Beispiel von der Zusage bis zum Ende der Probezeit. Jana fängt als Projektassistentin an, die Zusage bekommt sie am 15. Januar, ihr erster Arbeitstag ist der 1. März.

  1. 15. Januar · Zusage

    Akte und Vertrag in einem Zug

    Jana hat sich über eure Stellenbörse beworben. Im Angebot haltet ihr den zugesagten Beginn fest. Beim Einstellen sind Beginn, Vertragsart, Wochenstunden und Position schon eingetragen: Personalakte und Vertrag entstehen zusammen, mit erstem Arbeitstag und Ende der Probezeit.

    Bisher: Die Zusage geht per Mail raus, der Vertrag in den Ordner und das Startdatum in den Kalender der Geschäftsführung.

  2. 15. Januar · der Plan

    Ein Pfad für ihre Rolle, mit Pate

    Mit dem Vertrag bekommt Jana den Einarbeitungspfad ihrer Rolle. Darin steht, was sie bis wann lernt und wer es ihr zeigt: ihr Pate und ihre Führungskraft. Die Fristen zählen ab dem ersten Tag, ihr legt sie einmal je Rolle fest.

    Bisher: Am ersten Morgen überlegt jemand, wer sich heute um sie kümmert.

  3. Januar bis Februar · vor dem ersten Tag

    Ein Zugang, bevor sie da ist

    Jana bekommt einen Link an ihre private Adresse und kann eine Schulung schon vorher öffnen, ohne Konto. Freiwillig, denn bezahlt wird sie dafür noch nicht. Ihr seht, ob sie hineingeschaut hat.

    Bisher: Sechs Wochen lang hört sie nichts.

  4. 1. März · erster Tag

    Der erste Tag ist vorbereitet

    Zu Beginn ihres ersten Tages wird Jana aktiv und bekommt die Einladung, ihren Zugang einzurichten. Ihre Führungskraft erfährt am selben Tag, dass sie im Team ist und welcher Pfad für sie läuft.

  5. Tag 30, 60 und 90

    Ihr seht, wo es hakt, bevor es schiefgeht

    Was bis dahin sitzen soll, steht als Schritte mit Frist in ihrem Pfad. Eine Liste zeigt alle, die gerade ankommen: den wievielten Tag, den Fortschritt, den Paten. Und sie sagt, wo etwas fehlt: kein Pate eingetragen, noch nichts begonnen, seit zwei Wochen nichts abgeschlossen. Unter jedem Namen steht der nächste offene Schritt.

    Bisher: Ob die Einarbeitung läuft, merkt man im dritten Monat.

    Caltrix Screenshot: Team-Cockpit mit allen, die gerade ankommen, je mit Tag der Einarbeitung, Fortschritt, Pate und Befund wie „Ohne Paten“ oder „Seit 60 Tagen nichts abgeschlossen“
    Das Team-Cockpit der Führungskraft: der wievielte Tag, der Fortschritt, der Pate und was fehlt.

  6. 31. August · Ende der Probezeit

    Der ganze Eintritt steht in der Akte

    In Janas Personalakte steht der Eintritt als Folge von Stationen, von der Zusage über Vertrag, ersten Arbeitstag, Pfad und Meilensteine bis zum Ende der Probezeit, je mit Datum und Stand. Endet das Arbeitsverhältnis vorher, rechnet Caltrix im Austritt mit der kürzeren Kündigungsfrist der Probezeit.

    Caltrix Screenshot: Personalakte mit dem Eintritt als Stationen, Vertrag und erster Arbeitstag erledigt, Onboarding-Pfad bei 38 Prozent, Meilensteine und Ende der Probezeit offen
    Der Eintritt in der Personalakte, hier bei einer Projektingenieurin.

Und wenn jemand geht

Thomas betreut seit Jahren eure größten Kunden und kündigt. Sechs Wochen vor seinem letzten Tag legt Caltrix von selbst eine Übergabe an. Seine Führungskraft bekommt Bescheid. Darin legt ihr fest, was er an wen übergibt und bis wann: Thema, Empfänger und Frist. Bis zu seinem letzten Tag seht ihr, was noch offen ist. Wer übernimmt, nimmt die Übergabe an. Was bleiben soll, sichert ihr als Baustein. Das ist der Unterschied zu einer reinen Personalverwaltung: Das Wissen bleibt in der Firma, auch wenn die Person geht.

Caltrix Screenshot: Übergaben beim Austritt mit Thema, wer übernimmt, Frist und Stand, dazu „Als Baustein sichern“ und „Ruhestand mit Rückfrage“
Übergaben beim Austritt: Thema, wer übernimmt, Frist und Stand.

Außerdem in der Einarbeitung

Der Preis

Zahlweise

9 €8,10 €je Person und Monat

monatlich bezahlt, monatlich kündbarjährlich im Voraus bezahlt, zwölf Monate fest

berechnet werden mindestens 10 Personen

Erweiterungen ab 0,90 €0,81 € je Person, jederzeit in der Anwendung zubuchbar

Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer.

Was Caltrix Start im Monat kostet
Beschäftigteim Monat
20 Personen180 €162 €1.944 € im Jahr
30 Personen270 €243 €2.916 € im Jahr
50 Personen450 €405 €4.860 € im Jahr
99 Personen891 €801,90 €9.622,80 € im Jahr
Erweiterungen und ihre Preise
ErweiterungWas dazukommtje Person und Monat
Paket EntwicklungSoll-Profile, Entwicklungspläne und Karrierepfade, Kurs-Baukasten, Microlearning, Lessons Learned und Auswertungen für Führungskräfte1,00 €0,90 €
Paket CompliancePflichtunterweisungen mit Branchen-Gerüsten, Qualifikationen, Vier-Augen-Prinzip bei der Rollenvergabe, Freigabe durch den Betriebsrat, signiertes Audit-Bundle und Zwei-Faktor-Pflicht für alle1,40 €1,26 €
Pay einfachGehaltsbänder, Entgeltangabe in der Stellenausschreibung, Entgeltauskunft samt jährlichem Hinweis und „Mein Entgelt“0,90 €0,81 €
Pay vollPay einfach und dazu Entgeltbericht mit Lückenanalyse, gemeinsame Entgeltbewertung, Stellenbewertung, Vergütungsrunde und variable Vergütung; ersetzt Pay einfach1,80 €1,62 €

Ihr bucht jede Erweiterung einzeln, wenn ihr einen Anlass dafür habt. Berechnet werden auch hier mindestens 10 Personen. Bei jährlicher Zahlung gilt der Nachlass auch für sie.

Fehler und Störungen meldet ihr per Ticket, das ist im Preis. Hilfe bei Fragen zur Nutzung gibt es als Support-Stunde für 250 € je Stunde, ab einer Stunde.

Wer zählt

Jede Person, die im Vertragsmonat an mindestens einem Tag bei euch beschäftigt war. Wer sich nur bewirbt, zählt nie.

Abrechnung und Kündigung

Kein Setup. Bezahlt wird im Voraus, monatlich oder jährlich. Gekündigt wird in der Anwendung bis zum letzten Tag des laufenden Vertragsmonats, bei jährlicher Zahlung bis zum letzten Tag des Vertragsjahres. Wer in den ersten 14 Tagen kündigt, zahlt nichts.

Was Caltrix Start nicht ist

So läuft die Anmeldung

  1. Ein Formular: eure Firma, die erste Person für die Verwaltung, ein Zahlungsmittel, AGB und Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  2. Euer Caltrix entsteht, die Einladung kommt per Mail. Ab da laufen die 14 Tage.
  3. Beschäftigte per CSV einlesen, Urlaub und Arbeitszeit einstellen, die ersten Lernpfade anlegen.
  4. Am 15. Tag wird der erste Vertragsmonat eingezogen, bei jährlicher Zahlung das erste Vertragsjahr. Wer vorher kündigt, zahlt nichts.

Was ihr in den 14 Tagen anlegt, bleibt: Ihr arbeitet vom ersten Tag an mit euren echten Daten.

Wenn ihr wachst

Über 99 Beschäftigte bleibt ihr in Caltrix Start, solange ihr wollt. Wer mehr Umfang braucht, wechselt in die Staffel, ohne Setup und mit allen Daten.

Daten und Vertrag

Anbieterin ist die Caltrix Software UG (haftungsbeschränkt) in Hochheim am Main, gehostet wird in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt ihr bei der Anmeldung, AGB und AVV könnt ihr vorher lesen: AGB und AVV. Nach dem Vertragsende habt ihr 30 Tage für den Export.

Fangt mit euren echten Daten an

Die ersten 14 Tage sind kostenlos, danach monatlich kündbar.

Die Anmeldung öffnet in Kürze. Lieber erst reden? Demo vereinbaren

Häufige Fragen

Ist das ein Testzugang?
Nein. Ihr arbeitet vom ersten Tag an mit euren echten Daten, und was ihr anlegt, bleibt. Die ersten 14 Tage kosten nichts und wer in dieser Zeit kündigt, zahlt nichts.
Was passiert nach den 14 Tagen?
Ihr arbeitet einfach weiter. Am 15. Tag wird über das Zahlungsmittel aus der Anmeldung der erste Vertragsmonat eingezogen, bei jährlicher Zahlung das erste Vertragsjahr, danach jeder weitere zu seinem Beginn. Gekündigt wird in der Anwendung bis zum letzten Tag des laufenden Vertragsmonats, bei jährlicher Zahlung bis zum letzten Tag des Vertragsjahres.
Wer zählt als Person?
Jede Person, die im Vertragsmonat an mindestens einem Tag bei euch beschäftigt war. Wer sich bewirbt, zählt nie, auch nicht nach der Zusage vor dem ersten Arbeitstag.
Was passiert, wenn wir wachsen und mehr Personen haben als bestellt?
Plätze bestellt ihr in Caltrix Start nicht im Voraus. Gezählt wird jeden Vertragsmonat, wer an mindestens einem Tag bei euch beschäftigt war. Eingezogen wird nach dem Stand am Tag des Einzugs, und kommt im Lauf des Monats jemand dazu, geht der Unterschied mit dem nächsten Einzug mit, bei jährlicher Zahlung gesammelt je Quartal. Für weniger Personen gibt es keine Gutschrift. Auch über 99 Beschäftigte bleibt ihr in Caltrix Start.
Warum ist nicht alles im Preis?
Caltrix Start enthält alles für Verwaltung und Einarbeitung. Dazu bucht ihr nur, wofür ihr einen Anlass habt. Wer keine Pflichtunterweisungen führt, braucht das Paket Compliance nicht. Wer keinen Entgeltbericht schuldet, braucht Pay voll nicht. Zubuchen geht jederzeit in der Anwendung, abbestellen jeden Monat.
Kostet sonst noch etwas?
Nur, was ihr selbst dazubucht: Erweiterungen und Support-Stunden. Ein Setup gibt es nicht.
Können wir darüber auch Bewerbungen abwickeln?
Ja, das Bewerbermanagement ist enthalten. Ihr schreibt Stellen auf eurer eigenen Stellenbörse aus, Bewerbungen kommen ohne Konto herein, und ihr bewertet, plant Gespräche und sagt zu oder ab, alles in Caltrix. Aus der Zusage entstehen Personalakte und Vertrag in einem Zug, samt Einarbeitungspfad. Die Stellen sind für Google for Jobs ausgezeichnet, an andere Jobbörsen überträgt Caltrix sie nicht.
Ist eine Zeiterfassung enthalten?
Ja. Ihr legt je Abteilung oder Rolle fest, wie erfasst wird: als Vertrauensarbeitszeit, bei der die Person ihre Woche bestätigt und nur Abweichungen einträgt, als Zeit auf Projekten oder klassisch mit Kommen und Gehen. Alles landet in einem Zeitkonto mit Soll und Ist. Caltrix warnt bei zu langen Tagen, zu kurzen Ruhezeiten und fehlenden Pausen. Eine Schichtplanung gibt es nicht.
Können wir Personio ersetzen?
Wenn ihr Personio für Akte, Urlaub, Arbeitszeit und Bewerbungen nutzt: ja. Dazu kommen in Caltrix die Einarbeitung mit Pate und die Wissensübergabe beim Austritt. Den Vergleich im Einzelnen findet ihr unter Personio-Alternative.
Was macht unser Steuerberater?
Dasselbe wie bisher: die Lohnabrechnung. Caltrix rechnet nicht, es gibt ihm die Daten des Monats als Export für DATEV LODAS.
Gibt es Support?
Fehler und Störungen meldet ihr per Ticket und Updates kommen von selbst, beides ist im Preis. Hilfe bei der Einrichtung und bei Fragen zur Nutzung gibt es als Support-Stunde, den Satz findet ihr beim Preis auf dieser Seite.
Geht das auch in Österreich und der Schweiz?
Ja, die Anmeldung nimmt Firmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz an. In Österreich braucht ihr dafür eure UID. Der Export an die Lohnabrechnung geht an DATEV LODAS, eine Übergabe an österreichische oder schweizerische Lohnprogramme gibt es nicht.
Was, wenn wir 100 werden?
Ihr bleibt in Caltrix Start, solange ihr wollt. Die Grenze von 99 gilt nur bei der Anmeldung. Braucht ihr mehr Umfang, wechselt ihr in die Staffel, ohne Setup und mit allen Daten.