Anwendungsfall · Mehrere Standorte
Drei Standorte, drei Einarbeitungen
Am Hauptsitz dauert die Einarbeitung zwei Wochen und ist ordentlich gemacht. Am zweiten Standort hat jemand die Datei kopiert und angepasst. Am dritten macht es der Kollege, der gerade Zeit hat. Schuld ist niemand, denn jeder hat das Vernünftige getan.
Nur ist aus einem Ablauf inzwischen ein Zustand geworden, den niemand mehr überblickt.
Es fängt mit einer Kopie an
Kein Standort entscheidet sich für einen eigenen Weg. Jeder rutscht hinein, und immer aus demselben guten Grund.
„Bei uns ist das anders"
Und das stimmt sogar, für ungefähr zwanzig Prozent des Inhalts. Weil sich diese zwanzig Prozent nicht anders pflegen lassen, wird die ganze Datei kopiert.
Der Zukauf bringt seins mit
Eine übernommene Firma hat einen eigenen Ablauf, oft einen guten. Ihn abzuschaffen wäre respektlos, ihn anzugleichen macht Arbeit, also bleibt er.
Dann fragt die Geschäftsführung
„Wie läuft die Einarbeitung bei uns?" Es gibt keine Antwort, weil es kein „uns" gibt. Genau in diesem Moment fällt es auf, meist zu spät.
Der Schaden liegt nicht in der Vielfalt, sondern in der Kopie. Wer eine Datei vervielfältigt, vervielfältigt jede spätere Änderung gleich mit, und ab dem dritten Standort pflegt sie niemand mehr vollständig nach.
Die drei Fragen, die vorher zu klären sind
Sie sind keine Software-Fragen, doch ohne ihre Antwort hilft auch keine Software. Der Vorteil ist: Sie lassen sich einmal beantworten und danach abbilden.
Was gilt überall?
Werte, Regeln, Pflichtinhalte, das Bild von der Firma. Meist ist das mehr, als die Standorte selbst vermuten, und es gehört an eine einzige Stelle.
Was gilt nur hier?
Die Anlage in Halle 2, der Ansprechpartner vor Ort, die Schichtregelung. Das ist echt und darf nicht wegvereinheitlicht werden.
Wer darf hier etwas ändern?
Ohne diese Antwort passiert eines von beidem: Entweder ändert niemand etwas, oder jeder ändert alles. Beides endet wieder bei der Kopie.
Die Aufgabe lautet also nicht Vereinheitlichung. Sie lautet: das Gemeinsame einmal pflegen und das Örtliche daneben stellen, ohne dafür alles zu duplizieren.
So läuft es mit Caltrix
Vier Schritte, ein Plan, und trotzdem bleibt jedem Standort das Seine.
Schritt 1
Ein Plan, viele Standorte
Der gemeinsame Einarbeitungsplan liegt einmal und wird einmal gepflegt. Wer ihn bekommt, entscheidet eine Regel, und die liest Standort, Abteilung, Team, Position und Seniorität. Mehrere Werte im selben Feld verbinden sich zu einem Oder, verschiedene Felder zu einem Und, und einzelne Gruppen lassen sich ausdrücklich ausnehmen.
Schritt 2
Das Örtliche kommt dazu, statt zu ersetzen
Was nur an einem Standort gilt, steht in einem eigenen, kurzen Pfad mit einer Regel für genau diesen Standort. Beide laufen nebeneinander. Ändert sich das Gemeinsame, ändert es sich überall, und die örtliche Ergänzung bleibt unangetastet.
Schritt 3
Rechte enden am Standort
Rollen werden nicht pauschal vergeben, sondern für einen Ausschnitt: für die ganze Organisation, für eine Abteilung oder für ein Team. Wer vor Ort verwaltet, sieht auch nur das, was vor Ort liegt. Wo Rollenvergabe kritisch ist, gibt es im Level Compliance das 4-Augen-Prinzip dafür.
Schritt 4
Der Überblick bleibt zentral
Über allem steht der Organisationsbaum mit Fortschritt je Abteilung und Team, dazu je Führungskraft ein Cockpit mit Ampel für ihre Leute. Damit ist die Frage der Geschäftsführung beantwortbar, und zwar in derselben Minute, in der sie gestellt wird.
Ein Hinweis dazu, weil er in der Demo ohnehin kommt: Die Auswertungen laufen über den Organisationsbaum, also über Abteilung und Team. Wer den Standort als Auswertungsachse braucht, bildet ihn dort als eigene Einheit ab. Für die Zuweisung selbst genügt das Merkmal am Personendatensatz.
Was mit dem zweiten Standort auch noch kommt
Sobald Menschen an mehreren Orten sitzen, wird jeder Präsenztermin zur Reisefrage. Die Schicht in Halle 2 kommt nicht am Dienstagvormittag nach Kassel. Deshalb tragen Räume ihr Gebäude, Doppelbelegungen werden abgewiesen, und ein Termin, der online stattfindet, lässt sich aufzeichnen und später zeigen, entweder zu einem festen Zeitpunkt oder auf Abruf.
Wie Anmeldung, Räume und Nachweise dabei zusammenspielen, steht unter Schulungsorganisation. Und wie der gemeinsame Plan überhaupt entsteht, unter Onboarding.
„Und wenn ein Standort nicht deutsch arbeitet?"
Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und auf Englisch, und jede Person stellt ihre Sprache im eigenen Profil um. Das deckt den Fall ab, für den es gedacht ist: gemischte Teams und englischsprachige Kolleginnen und Kollegen an einem deutschen Standort.
Weitere Oberflächensprachen gibt es derzeit nicht. Wir sagen das lieber vorher, denn wer Standorte in Mittel- und Osteuropa betreibt, prüft das besser im Erstgespräch als im Rollout. Die Inhalte selbst pflegt ihr in der Sprache, in der ihr sie braucht, und ein Pfad je Sprache ist über dieselbe Regel abbildbar wie ein Pfad je Standort.
Fragen der IT zu Anmeldung, Verzeichnisanbindung und Rechten beantwortet die Seite Für IT und Betriebsrat.
Zum Nachlesen
Wenn Sie es lieber am Stück lesen oder jemandem in der Firma vorlegen wollen.
An wie vielen Standorten arbeitet ihr?
In der Demo trennen wir an einem eurer Beispiele das Gemeinsame vom Örtlichen und richten die Regel dafür einmal ein. Danach seht ihr, wie viel wirklich doppelt gepflegt werden müsste.