Anwendungsfall · Pflichtunterweisungen
Wer hat die Unterweisung dieses Jahr noch nicht gemacht?
Die Frage kommt zuverlässig zur Unzeit, meistens wenn der Auditor schon in der Firma ist. Die Antwort liegt in einer Tabelle mit drei Farben, gepflegt von einer Person, die gerade im Urlaub ist. Der Stand ist von März.
Caltrix beantwortet sie jederzeit, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
Die Pflicht steht fest, die Organisation nicht
Der Gesetzgeber sagt, wann unterwiesen werden muss. Wie ihr den Überblick behaltet, sagt er nicht.
Bei der Einstellung
Das Arbeitsschutzgesetz verlangt eine Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit, ausgerichtet auf den konkreten Arbeitsplatz.
§ 12 ArbSchG
Bei jeder Veränderung
Neuer Aufgabenbereich, neues Arbeitsmittel, neue Technologie. Also genau bei dem Vorgang, den niemand als Auslöser auf dem Schirm hat.
ebd.
Und dann wieder
Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls wiederholt werden. Die Unfallverhütungsvorschrift setzt dafür mindestens einmal im Jahr an.
§ 12 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1 § 4
Welche Unterweisungen eure Firma braucht, sagt eure Gefährdungsbeurteilung und nicht eine Software. Was eine Software leisten kann, ist die Frage danach: Wer hat sie wann bekommen, und woran sehe ich das morgen noch?
Drei Stellen, an denen die Tabelle verliert
Die Unterweisungsmatrix in Excel ist nicht dumm. Sie ist nur immer einen Schritt hinter der Wirklichkeit.
Sie kennt den Zugang nicht
Wer neu anfängt, steht nicht drin, bis jemand die Zeile einfügt. Wer intern wechselt, steht in der falschen. Und beides fällt frühestens beim nächsten Abgleich auf.
Sie erinnert niemanden
Die Erinnerung ist eine Sammelmail von HR, und sie erreicht alle gleichzeitig, auch die achtzig Prozent, die längst fertig sind. Danach glaubt sie niemand mehr.
Sie ist kein Nachweis
Eine Unterschriftenliste im Ordner belegt eine Anwesenheit. Sie belegt nicht, was gezeigt wurde, ob es verstanden wurde und ob die Fassung die aktuelle war.
Am teuersten wird der Sammeltermin im Frühjahr, an dem alles gleichzeitig fällig ist. Dann sitzen sechzig Leute in einem Raum und hören zu drei Vierteln etwas, das sie nicht betrifft. Genau das ist der Grund, warum Pflichtunterweisung den Ruf hat, Zeitverschwendung zu sein.
So läuft es mit Caltrix
Vier Schritte, von der Zuweisung bis zum Nachweis, den der Prüfer akzeptiert.
Schritt 1
Die Pflicht findet die Person
Eine Regel entscheidet, wer welche Unterweisung braucht, und sie liest dafür Team, Abteilung, Standort, Position und Seniorität. Wer eintritt oder wechselt, bekommt sie deshalb automatisch, samt Frist. Niemand muss eine Zeile einfügen.
Schritt 2
Erinnert wird einzeln, eskaliert wird nach oben
Sieben Tage und einen Tag vor Ablauf geht eine Erinnerung heraus, und zwar nur an die, bei denen etwas offen ist. Danach landet die Überfälligkeit bei der Führungskraft. Deren Cockpit zeigt eine Ampel je Teammitglied und erlaubt die Nachfrage mit einem Klick.
Schritt 3
Wiederholung läuft von selbst an
Ein Zertifikat trägt seine Gültigkeit. Läuft sie ab, entsteht die nächste Fälligkeit, ohne dass jemand einen Jahrestermin setzt. Weil jeder an seinem eigenen Datum hängt, verteilt sich die Last über das Jahr statt sich im Frühjahr zu stapeln.
Schritt 4
Der Nachweis entsteht nebenbei
Der Pflichtstatus liegt jederzeit als PDF bereit, und sicherheitsrelevante Vorgänge stehen im Audit-Log. Wo es beweisfest sein muss, gibt es das signierte Nachweis-Bundle zur Weitergabe an Prüfer, das im Level Compliance enthalten ist. Zusammensuchen entfällt.
Ob eine Unterweisung als Pfad zum Selbststudium läuft oder als Präsenztermin mit Anwesenheit, ändert am Nachweis nichts. Beides endet im selben Status.
Warum Pflicht am ersten Tag das Onboarding vergiftet
Es ist verlockend, alles Verpflichtende gleich in Woche eins zu erledigen. Damit ist es vom Tisch, und die Frist ist gewahrt. Der Preis dafür ist hoch: Der erste Eindruck von der Arbeit ist dann Verwaltung. Vier Stunden Datenschutz, Arbeitsschutz und IT-Sicherheit, bevor jemand verstanden hat, wofür er eigentlich eingestellt wurde.
Weil Pflichtinhalte in Caltrix an ihrer eigenen Frist hängen und nicht am Kalender der Personalabteilung, lassen sie sich im Einarbeitungsplan dorthin legen, wo sie hingehören: das, was vor der Tätigkeit vorliegen muss, nach vorn, der Rest verteilt über die ersten Wochen. Wie so ein Plan entsteht, steht unter Onboarding.
Der Betriebsrat gibt frei, bevor es ausrollt
Pflichtinhalte sind der Punkt, an dem Mitbestimmung nicht verhandelbar ist, und genau dort wird sie meist per Mail nebenher erledigt. In Caltrix ist die Freigabe ein eigener Schritt vor dem Rollout, mit Protokoll. Sie steht im Level Compliance zur Verfügung.
Auch hier gilt: Bewertet werden Inhalte und Abläufe, nicht Menschen. Der Pflichtstatus sagt, ob etwas fällig oder erledigt ist, und er ist keine Leistungsbeurteilung. Auswertungen über Gruppen sind zusammengefasst, und Gruppen unter drei Personen erscheinen gar nicht.
Wer Vorlagen für regulierte Bereiche braucht, etwa für BaFin und MaRisk, DORA, NIS2 oder das Hinweisgeberschutzgesetz, bekommt sie als Erweiterung dazu. Details zu Betrieb, AVV und Datenstandort stehen auf der Compliance-Seite, die gesammelten Fragen beider Gremien auf Für IT und Betriebsrat.
Zum Nachlesen
Wenn Sie es lieber am Stück lesen oder jemandem in der Firma vorlegen wollen.
Wie lange bräuchtet ihr heute für die Antwort?
In der Demo sehen wir uns eine eurer Unterweisungen an: wer sie braucht, wann sie wieder fällig wird und wie der Nachweis aussieht, den ihr dem Prüfer hinlegt.