Caltrix 2.2: Personio, Wissensübergabe und Entgelttransparenz

Caltrix 2.2 arbeitet neben Personio, zeigt, wo Wissen an einer einzelnen Person hängt, und hilft, es weiterzugeben, bevor jemand geht. Für die Entgelttransparenz kommen der Vorgang nach Art. 10 und der jährliche Hinweis auf das Auskunftsrecht dazu.

Personio als führendes System anbinden

Führt ihr eure Personalakte in Personio, übernimmt Caltrix von dort jede Nacht, wer eintritt, wechselt oder geht, samt Team, Führungskraft und genehmigten Abwesenheiten. Ein Probelauf zeigt vorher, was sich ändern würde, und was Personio führt, ist in Caltrix gesperrt.

Beschäftigte ohne Mailadresse

Beschäftigte ohne dienstliche Adresse legt ihr jetzt mit der Personalnummer an, von Hand, per Import oder aus dem Personalsystem. Die Person steht mit Akte, Vertrag und Entgelt in Caltrix, meldet sich aber nicht an und belegt keinen Sitzplatz. Bekommt sie später eine Adresse, wird daraus ein gewöhnlicher Zugang samt Einladung.

Sehen, wo Wissen an einer Person hängt

Eine neue Liste zeigt, welche Kompetenz im Team nur eine Person auf ihrer Stufe trägt, und zwar jederzeit und nicht erst beim Austritt. Ob darin Namen stehen, stellt ihr selbst ein, und aus jeder Zeile wird ein Lernpfad, ein Tandem oder eine Weitergabe des Wissens an Kolleginnen und Kollegen.

Wissen weitergeben, ohne dass jemand geht

Eine Kompetenz geht von einer Person an eine oder mehrere andere, bis zu einer Stufe und einem Datum. Der Vorgang schließt erst, wenn die lernende Person die Stufe wirklich trägt, und daneben steht, ob ein Tandem oder ein Lernpfad den Weg trägt. Beide Seiten sehen ihn unter „Meine Übergaben“, und eine Übersicht zeigt, wie lange es bis zur Weitergabe dauert.

Der Austritt startet die Übergabe von selbst

Sechs Wochen vor dem letzten Arbeitstag legt Caltrix eine Übergabe mit Frist an diesem Tag an, weist den passenden Übergabe-Pfad zu und sagt der Führungskraft Bescheid, gleich woher der Austritt kommt. Wird er zurückgenommen, räumt Caltrix wieder ab, woran noch niemand gearbeitet hat.

Was aus dem Hinweis nach Art. 10 folgt

Zeigt der Bericht in einer Entgeltgruppe ein Gefälle von fünf Prozent oder mehr, eröffnet ihr dort einen Vorgang und haltet Begründung, Maßnahme und die Beteiligung des Betriebsrats fest. Caltrix rechnet die Frist von sechs Monaten, erinnert daran und zeigt im nächsten Bericht, ob das Gefälle noch besteht.

Die Daten für das Lohnbüro als DATEV-Datei

Unter Lohnexport entsteht je Abrechnungsmonat eine Datei, die DATEV LODAS einlesen kann, mit gearbeiteten Stunden, genehmigten Urlaubstagen und den monatlichen Zulagen. Eine Prüfliste sagt vorher, was fehlt, etwa eine Personalnummer oder eine unbestätigte Woche.

Richtlinien mit Lesebestätigung

Ein Inhalt im Lernpfad kann eine Lesebestätigung verlangen. Wer ihn abhakt, bestätigt die aktuelle Fassung mit Datum und Uhrzeit, und eine neue Fassung rufst du beim Speichern ausdrücklich aus. Die Auswertung zeigt je Team, wer die aktuelle Fassung bestätigt hat, wer nur eine frühere und wer noch keine.

Wer ist da?

Unter „Mein Team“ siehst du jetzt, wer in den nächsten Wochen fehlt, auch was noch beantragt ist und wer vertritt. Im eigenen Team seht ihr euch gegenseitig, und zwar nur als „abwesend“ und nie mit einem Grund. Abteilung und Projektteams kommen dazu, sobald euer Unternehmen sie einschaltet. Was du dort teilst, entscheidest du im Profil, und als Kalender lässt sich die Übersicht in Outlook abonnieren.

Ruhestand mit Rückfrage

Wer geht, kann für eine vereinbarte Zeit für Fragen der Nachfolge erreichbar bleiben, ohne Konto. Ihr tragt dafür beim Austritt eine private Adresse und ein Datum ein, die Person willigt über einen Link selbst ein, und ihre Antworten werden Bausteine im Pfad der Nachfolge, sobald ihr sie freigebt.

Unter „Meine Übergaben“ stellt die Nachfolge ihre Fragen. Mit dem Datum endet der Zugang von selbst, und die private Adresse wird gelöscht.

Der jährliche Hinweis auf das Auskunftsrecht geht von selbst hinaus

Ab dem Stichtag, voreingestellt der 15. Januar, bekommen alle Beschäftigten einmal im Jahr den Hinweis auf ihr Recht auf Auskunft zum Entgelt, in der Anwendung und per Mail, und wer später anfängt, bekommt ihn mit dem ersten Tag. Wer kein Konto hat, steht unter Entgeltbericht → Hinweis als Liste, dazu gibt es einen Aushang als PDF und den Vermerk, dass ihr auf anderem Weg informiert habt.

Anmeldung und Katalog auf eurer Website

Die öffentliche Anmeldung eines Termins und der ganze Veranstaltungskatalog lassen sich jetzt als Widget in eure Website setzen, sodass sich Gäste dort anmelden, wo sie den Termin lesen. Ihr gebt die Websites unter Veranstaltungen → Website-Einbindung frei; dort steht auch der Code für den Katalog, ganz oder je Thema, und den für einen einzelnen Termin findet ihr in seiner Teilnehmerliste.

Dazu kommen viele weitere Neuerungen. Wer mit Caltrix arbeitet, findet nach dem Update unter Hilfe → Neuigkeiten alle, die die eigene Arbeit betreffen.