Vertragsänderung: neuer Stand statt Feld

Das Muster

Geändert ist schnell, belegt ist selten

Die Änderung selbst ist in einem Gespräch vereinbart. Was danach kommt, verteilt sich auf vier Ablagen und drei Personen.

Die Zusage liegt in einem Postfach

Das Gespräch war im August, wirksam wird die Änderung im Oktober. Bis dahin lebt sie in einer E-Mail. Das Schriftstück, das dazugehört, entsteht in dem Moment, in dem jemand daran denkt.

Der alte Stand wird überschrieben

Ein Feld für die Wochenstunden, eine Zahl darin. Wer im Februar belegen muss, was im Oktober galt, sucht in Dateien, deren Namen auf „final“ enden.

Die Folgen hängen an einer Tabelle

Urlaubstage, Genehmigungsweg, Kostenstelle, Zugänge. Eine Änderung zieht mehrere nach sich und jede davon liegt woanders. Was dabei ausfällt, fällt Monate später auf.

Wie es läuft

Vier Schritte, eine Historie

Jeder Schritt schreibt an dieselbe Stelle und keiner löscht den Stand davor.

Das Datum ändert sich, nicht das Feld

Vertragsart, Wochenstunden, Arbeitszeitmuster, Befristung, Probezeit: Was sich ändert, entsteht als neuer Stand ab dem Tag, an dem er gilt, und der bisherige endet am Tag davor. Zwei Stände, die sich überschneiden, weist das System ab. Zwei gleichzeitig gültige Wochenstundenzahlen wären keine Historie, sondern ein Widerspruch.

Das Gehalt ist ein eigener Stand am selben Vertrag

Eine Erhöhung ändert die Vertragslage nicht: Sie ist ein Entgeltstand mit eigenem Gültigkeitsdatum, der am Vertragsstand hängt und innerhalb seiner Laufzeit beginnt. Im Protokoll stehen Datum, Grund und Gehaltsband, der Betrag selbst nicht. Er liegt verschlüsselt in der Akte. Ihn daneben ins Protokoll zu schreiben hieße, die Verschlüsselung durch die Hintertür wieder aufzumachen.

Was am Vertrag hängt, folgt ihm ab dem Stichtag

Wer ab Oktober drei Tage arbeitet, verbraucht für eine freie Woche drei Urlaubstage und nicht fünf. Der Arbeitskalender zieht für jeden einzelnen Tag den Stand, der an diesem Tag galt, der September rechnet also weiter nach dem alten Muster. Der Genehmigungsweg folgt ebenso: Wechselt die Berichtslinie, geht der nächste Antrag an die neue Führungskraft, ein bereits eingereichter bleibt bei der alten, weil der Weg beim Einreichen festgeschrieben wird. Der Jahresanspruch an Urlaub rechnet sich davon nicht neu, er wird beim Anlegen der Jahreszeile anteilig vorgeschlagen. Was einmal steht, bleibt stehen, bis jemand es ändert.

Der Nachweis entsteht aus dem geänderten Stand

Aus dem aktuellen Stand entsteht der Entwurf des Nachweises der wesentlichen Vertragsbedingungen, aus Vertrag, Entgeltstand, Arbeitszeitmuster, Urlaubsanspruch und Kündigungsfrist. Was in keiner Datenbank steht, etwa die Tarifbindung oder der Arbeitsort bei mobiler Arbeit, bekommt eine sichtbare Lücke statt einer Erfindung. Ausgehändigt wird erst, wenn keine mehr im Text steht. Aushändigen ist ein Akt und kein Speichern: Danach steht der Text und trägt namentlich, wer ihn zu verantworten hat.

Was rechtlich mitläuft

§ 3 NachwG, eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam wird. Ein ausgehändigter schriftlicher Änderungsvertrag ersetzt diese Mitteilung.
§ 14 TzBfG, die Befristung braucht zu ihrer Wirksamkeit die Schriftform (Abs. 4). Eine Verlängerung im Sinne des Abs. 2 wird vor Ablauf vereinbart. Wird danach mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet und nicht unverzüglich widersprochen, gilt das Arbeitsverhältnis nach § 15 Abs. 6 als auf unbestimmte Zeit verlängert. Ein verpasster Tag ist also keine Verspätung, sondern ein anderer Vertrag.
§ 99 BetrVG, Versetzung und Umgruppierung sind zustimmungspflichtig wie die Einstellung, mit einer Woche Frist und Schweigen als Zustimmung. Versetzung ist dabei die Zuweisung eines anderen Arbeitsbereichs für voraussichtlich mehr als einen Monat oder mit erheblich geänderten Umständen (§ 95 Abs. 3).

Caltrix stellt zusammen und beurteilt nicht. Was das System vorrechnet, ist ein Vorschlag mit sichtbarer Grundlage, keine Rechtsberatung und kein Ersatz für sie.

Ab Oktober arbeitet sie drei Tage. Wer weiß das noch?