Anwendungsfall · Urlaub
Ein Urlaubsantrag ist keine E-Mail. Er hat einen Empfänger, eine Frist, eine Vertretung für den Fall, dass der Empfänger selbst im Urlaub ist, und ein Konto, das mitrechnet.
In Caltrix laufen Urlaub, Homeoffice und Fortbildung über denselben Genehmigungsweg: die Führungskraft aus der Berichtslinie, mit der Personalverwaltung als Rückfall.
Caltrix Staff, ohne zusätzliches Modul
Das Muster
Und die alle drei erst auffallen, wenn es zu spät ist.
Ein Antrag ohne Entscheider ist einer, der nie beantwortet wird, und die antragstellende Person kann nichts dafür. Die Vertretung ist deshalb keine Zutat, sondern Teil des Wegs.
Anspruch, genommen, verplant, Rest: vier Zahlen, die in einer Tabelle auseinanderlaufen, sobald jemand einen Antrag zurückzieht oder ein Zeitraum über den Jahreswechsel geht.
Nach der Rechtsprechung verfällt Urlaub nur, wenn die Firma rechtzeitig und deutlich darauf hingewiesen hat. Wer nicht hinweist, trägt den Resturlaub weiter, unbegrenzt.
Wie es läuft
Er wird beim Einreichen eingefroren: Wer entscheidet, steht damit fest und ändert sich nicht mehr, auch wenn sich die Organisation dahinter ändert.
Aus der Berichtslinie. Wo keine Führungskraft hinterlegt ist, fällt der Antrag an die Personalverwaltung zurück, statt ins Leere zu laufen, weil an einer Akte eine Kante fehlt.
Ist die Führungskraft selbst abwesend, entscheidet die hinterlegte Vertretung. Das ist die erste Stelle, an der sich die Vertretungsregel auszahlt, und der Grund, warum jeder Urlaub der Führungskraft heute einen Stillstand auslöst.
Urlaub und Fortbildung erzeugen eine Abwesenheit, Homeoffice ausdrücklich nicht: Wer von zu Hause arbeitet, ist verfügbar und die Konfliktprüfung darf ihn nicht als abwesend sehen. Genau das trennt die drei Antragsarten trotz gleichen Formulars.
Anspruch, Verbrauch und Rest stehen an der Person. Vor dem Verfall geht der Hinweis raus, den die Rechtsprechung verlangt, rechtzeitig genug, dass die Person den Urlaub noch nehmen kann.
Wer ist da?
Die Urlaubsliste in Excel und der geteilte Kalender in Outlook wissen nicht, was beantragt ist und wer vertritt. Die Übersicht in Caltrix liest beides aus denselben Anträgen und Abwesenheiten, die das Urlaubskonto führt.
Je Person eine Zeile und je Tag eine Zelle, für das eigene Team, die Abteilung und jedes Projekt. Feiertage kommen aus dem Kalender der jeweiligen Person, Beantragtes steht gestrichelt neben Genehmigtem. Am Balken steht, wer vertritt. Darunter zählt eine Zeile, wie viele an jedem Tag da sind.
Im eigenen Team sehen sich alle, und zwar nur als „abwesend“. Für Abteilung, Projekt und das ganze Unternehmen stellt ihr getrennt ein, ob die Übersicht aus ist, freiwillig oder für alle sichtbar, und ob sie Urlaub und Bildung unterscheidet. Einen Grund zeigt sie nie, Krankheit ist keine Art. Auch das Team lässt sich abschalten, bis der Betriebsrat zugestimmt hat. Führungskräfte sehen ihren Bereich ohnehin, denn sie genehmigen den Urlaub.
Jedes Team und jedes Projekt lässt sich als Kalender abonnieren, in Outlook, Apple oder Google. Projektwerkzeuge lesen die Verfügbarkeit über die API, denn geplant wird dort. Für das ganze Unternehmen gibt es kein Raster, sondern den Status an der Person: abwesend bis wann und wer vertritt.
Caltrix stellt zusammen und beurteilt nicht. Was das System vorrechnet, ist ein Vorschlag mit sichtbarer Grundlage, keine Rechtsberatung und kein Ersatz für sie.
Wenn ihr es lieber am Stück lesen oder jemandem in der Firma vorlegen wollt.
Der Resturlaub zum 31.12. ist der ehrlichste Test für jedes System. Wir zeigen ihn an euren Zahlen.