Software für Entgelttransparenz: Anforderungen und Funktionen

Wer eine Software für Entgelttransparenz auswählt, kauft sie selten für sich allein. Die Personalabteilung arbeitet damit, der Betriebsrat bestimmt mit, die Geschäftsführung verantwortet das Ergebnis, Mitarbeitende fragen darüber ihr Entgelt ab, Führungskräfte müssen es erklären und Bewerbende sehen den ersten Teil davon in der Stellenanzeige. Jede dieser sechs Gruppen erwartet etwas anderes. Eine Auswahl, die nur eine davon fragt, fällt bei der nächsten durch.

Den Rahmen setzt die EU-Richtlinie 2023/970: Angaben vor der Einstellung (Artikel 5), Kriterien für Entgelt und Entwicklung (Artikel 6), die Auskunft (Artikel 7) und der Entgeltbericht (Artikel 9), dieser ab 2027 für Betriebe ab 150 Beschäftigten. Die Umsetzungsfrist ist im Juni 2026 abgelaufen, ein deutsches Gesetz stand bei Erscheinen dieses Beitrags noch aus. Der Beitrag sammelt die Anforderungen je Gruppe, fasst sie in einer Tabelle zusammen und endet mit einer Checkliste für die Einführung. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Was erwartet die Personalabteilung von einer Software für Entgelttransparenz?

Die Personalabteilung macht die Arbeit. Sie beantwortet die Anfragen, pflegt die Gehaltsbänder und schreibt den Bericht. Ihre Erwartung ist deshalb schlicht: Eine Anfrage darf keine Sonderaufgabe mehr sein.

• Die Daten an einer Stelle. Grundentgelt, Zulagen, Prämien, Einmalzahlungen und Sachleistungen gehören zum Entgelt im Sinne der Richtlinie. Liegen sie verteilt auf Lohnbüro, Personalsystem und mehrere Tabellen, beginnt jede Auskunft mit Zusammensuchen. Die Software muss sie aus dem führenden System übernehmen, per Schnittstelle oder Datei.
• Gehaltsbänder, die zum Tarif passen. Spannen für außertarifliche Stellen, feste Beträge je Stufe, wo ein Tarifvertrag gilt, und eine Bezugsarbeitszeit, damit Teilzeit richtig im Band liegt.
• Fristen, die sich selbst führen. Zwei Monate für die Auskunft, der jährliche Hinweis auf das Auskunftsrecht, sechs Monate nach einem auffälligen Bericht. Eine Frist, die nur im Kalender einer einzigen Person steht, läuft in deren Urlaub ab.
• Anfragen auf jedem Weg. Nicht jede Anfrage kommt über ein Portal. Ein Brief oder eine Frage über den Betriebsrat braucht dieselbe Frist und dieselben Zahlen.
• Einen Bericht, der sagt, was fehlt. Personen ohne Band, ohne Angabe zum Geschlecht oder ohne Wochenstunden müssen sichtbar sein, bevor jemand mit dem Ergebnis rechnet.

Was erwartet der Betriebsrat von der Software?

Für den Betriebsrat ist eine solche Software zweierlei: ein Werkzeug, das ihm Einblick gibt, und eine technische Einrichtung, die Daten über Beschäftigte verarbeitet. Beides berührt seine Mitbestimmung. Die Einführung fällt unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Über die Kriterien, nach denen Stellen bewertet und Bänder gebildet werden, bestimmt er als Entlohnungsgrundsätze nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mit.

• Einblick ohne Umweg. Den Entgeltbericht und die Auswertung des Gefälles selbst sehen, statt auf eine Präsentation zu warten. Namen braucht er dafür nicht.
• Keine Kontrolle über Menschen. Die Software bewertet Stellen und nicht Personen. Sie wertet nicht aus, wer wann seine Auskunft abgerufen hat.
• Kriterien, die er mitgestalten kann. Ein Verfahren zur Stellenbewertung, das erst rechnet, wenn er zugestimmt hat, und das nach jeder Änderung erneut seine Zustimmung braucht.
• Beteiligung, die festgehalten wird. Zeigt der Bericht in einer Gruppe ein Gefälle von mindestens fünf Prozent, das sich nicht sachlich begründen lässt und nicht binnen sechs Monaten behoben wird, folgt nach Artikel 10 eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung. Die Software sollte festhalten, wann und wie er beteiligt war, und er sollte das selbst bestätigen können, statt sich auf die Angabe des Unternehmens verlassen zu müssen.
• Rechte, die der Vereinbarung folgen. Rollen und Rechte müssen fein genug sein, dass das, was in der Betriebsvereinbarung steht, auch technisch so gilt.

Was ein Betriebsrat vor der Einführung typischerweise wissen will, steht für Caltrix unter Für IT und Betriebsrat.

Was erwartet die Geschäftsführung von der Software?

Die Geschäftsführung fragt weniger nach Funktionen als nach Risiko und Kosten. Fünf Fragen stellt sie fast immer.

• Sind wir betroffen und ab wann? Ab 250 Beschäftigten ist der Entgeltbericht jedes Jahr fällig, von 150 bis 249 alle drei Jahre, beide erstmals bis zum 7. Juni 2027 mit den Zahlen von 2026. Von 100 bis 149 Beschäftigten folgt der erste Bericht 2031. Die Auskunft nach Artikel 7 der Richtlinie hängt an keiner Betriebsgröße. Ein Anbieter sollte das beantworten können, auch wenn die Antwort „noch nicht“ lautet.
• Was kostet es, eine Lücke zu schließen? Ein Gefälle in Prozent ist keine Entscheidungsgrundlage. Gebraucht wird der Betrag im Jahr, etwa um die Lücke ganz zu schließen oder unter fünf Prozent zu senken.
• Wirkt die Maßnahme? Ist eine Lücke gemeldet, will sie sehen, welche Gehaltsanpassungen daraus folgen und ob das Gefälle kleiner wird, und zwar vor dem nächsten Bericht und nicht erst ein Jahr später.
• Hält das im Streitfall? Wer seine Transparenzpflichten nicht erfüllt hat, trägt nach der Richtlinie im Streitfall selbst die Beweislast. Die Software muss deshalb belegen können, was wann beantwortet, berichtet und entschieden wurde.
• Noch ein System? Läuft die Software neben dem Personalsystem, darf sie keine zweite Datenpflege verlangen.

Was erwarten die Mitarbeitenden von der Software?

Mitarbeitende haben nach Artikel 7 Anspruch auf Auskunft über ihr eigenes Entgelt und den Durchschnitt ihrer Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Nach Artikel 6 sollen sie außerdem leicht finden, nach welchen Kriterien Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung festgelegt werden. Daraus folgt, was sie von einer Software erwarten:

• Die Antwort ohne Antrag. Die eigene Auskunft selbst abrufen, statt eine Mail zu schreiben und auf die Antwort zu warten.
• Kriterien, die man versteht. Wie komme ich in ein Band, wie komme ich darin weiter? Ein Satz, der das beantwortet, hilft mehr als eine Punktetabelle.
• Schutz der eigenen Zahl. Wer in einer kleinen Gruppe arbeitet, will nicht, dass ein Durchschnitt aus zwei Personen das eigene Gehalt verrät. § 12 Abs. 3 EntgTranspG zieht die Grenze bei sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts. Darunter darf keine Zahl herauskommen.
• Teilzeit fair gerechnet. Wer 30 Stunden arbeitet, will über das Entgelt je Stunde verglichen werden und nicht mit dem Jahresgehalt einer Vollzeitstelle.
• Das Wissen um das eigene Recht. Die Richtlinie verlangt, dass Beschäftigte jedes Jahr über ihren Auskunftsanspruch informiert werden. Das gilt auch für alle, die kein Konto im System haben, etwa in Produktion oder Lager.

Was erwarten Führungskräfte von der Software?

Führungskräfte kommen in den meisten Auswahlverfahren nicht vor, obwohl die Frage am Ende bei ihnen landet. Wer seine Auskunft gelesen hat, fragt selten die Personalabteilung, sondern die eigene Führungskraft: Warum verdiene ich das und was muss ich tun, um weiterzukommen? Kann sie das nicht beantworten, hilft die genaueste Auskunft wenig.

• Die Stellen des eigenen Bereichs mit Band und Spanne. Wer erklären soll, warum eine Person in ihrem Band steht, muss das Band kennen. Die Gehälter einzelner Personen braucht sie dafür nicht.
• Kriterien, die sich im Gespräch sagen lassen. Was zählt, um in ein Band zu kommen und darin weiterzukommen, muss so formuliert sein, dass sie es im Entwicklungsgespräch erklären kann, ohne die Personalabteilung dazuzuholen.
• Bescheid, wenn der eigene Bereich auffällt. Zeigt der Entgeltbericht in einer Gruppe des Bereichs ein Gefälle, will sie davon erfahren und an der Maßnahme mitwirken, die daraus folgt.
• Keine zusätzliche Pflege. Führungskräfte tragen keine Gehälter ein. Was sie sehen, muss ohne eigene Eingabe stimmen.

Was erwarten Bewerbende von der Software?

Bewerbende bekommen die Software nie zu sehen und erwarten trotzdem etwas von ihr, denn Artikel 5 betrifft sie unmittelbar. Sie haben Anspruch darauf, vor dem Vorstellungsgespräch das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erfahren, etwa aus der Stellenanzeige. Nach ihrem bisherigen Verdienst darf nicht gefragt werden.

• Eine Angabe, die zur Stelle passt. Die Spanne in der Anzeige sollte aus demselben Gehaltsband kommen, nach dem später bezahlt wird. Sonst steht in der Anzeige eine andere Zahl als im Vertrag.
• Keine Frage nach dem alten Gehalt. Auch nicht versteckt in einem Freitextfeld des Bewerbungsformulars.
• Eine neutrale Ausschreibung. Stellenanzeige und Berufsbezeichnung sollen nach Artikel 5 geschlechtsneutral sein.
• Ein Einstieg, der nicht schon die erste Lücke ist. Ein Abstand, der beim Einstieg entsteht, wandert mit jeder prozentualen Erhöhung mit. Die Personalabteilung sollte beim Angebot sehen, wo der Betrag gegenüber der künftigen Vergleichsgruppe liegt.

Welche Funktionen eine Software für Entgelttransparenz braucht

Aus den sechs Perspektiven ergibt sich die folgende Liste. Sie ist keine Rangfolge, doch die ersten drei Zeilen tragen alle übrigen: Ohne Gehaltsbänder, Vergleichsgruppen und vollständige Entgeltdaten rechnet weder eine Auskunft noch ein Bericht.

Checkliste zur Einführung einer Software zur Abbildung der Entgelttransparenz

1. Wisst ihr, ob und ab wann ihr berichtspflichtig seid?
2. Ist der Betriebsrat dabei, bevor ein Anbieter ausgewählt ist?
3. Ist festgelegt, aus welchem System Vertrag und Entgelt kommen, mit allen Bestandteilen bis zu Zulagen und Einmalzahlungen?
4. Ist jeder Stelle ein Gehaltsband zugeordnet, von einem Menschen und nicht von einer Automatik?
5. Sind die Kriterien für Bewertung und Entwicklung so formuliert, dass Mitarbeitende sie ohne Erklärung verstehen?
6. Führt ihr das Geschlecht zweckgebunden, mit „keine Angabe“ als eigenem Wert?
7. Gilt eure Mindestgröße für Vergleichsgruppen überall, auch in Exporten und Ausdrucken?
8. Ist geklärt, wer Anfragen entgegennimmt, die nicht über das System kommen?
9. Habt ihr einen Probebericht über das Vorjahr gerechnet, bevor der erste echte fällig wird?
10. Können eure Führungskräfte erklären, warum eine Person in ihrem Band steht und was sie zum Weiterkommen braucht?

Was Caltrix Pay an Funktionen bietet

Caltrix Pay ist ein eigenes Add-on. Es läuft mit der Personalakte von Caltrix oder einzeln aus einer Abschrift eures führenden Systems, per CSV-Datei, über die Schnittstelle oder aus Personio. Die Zeilen der Tabelle deckt es so ab:

• Grundlage: Gehaltsbänder mit Spanne oder Tarifgitter mit Stufen, je mit Bezugsarbeitszeit, als CSV-Datei ein- und ausspielbar. Dazu ein Punkteverfahren zur Stellenbewertung, das ein Band vorschlägt. Die Zuordnung bestätigt ein Mensch. Gerechnet wird erst, wenn der Betriebsrat dem Verfahren zugestimmt hat oder ein Vermerk festhält, dass es keinen gibt.
• Entgelt: Grundentgelt, Zulagen, Prämien, Sachleistungen und Einmalzahlungen je als eigene Zeile, im Jahr und je Stunde. Das Lohnjournal aus der Abrechnung kommt mit seinen Lohnarten herein; welche Lohnart was ist, legt ihr einmal fest, und was kein Entgelt ist, etwa eine Erstattung, bleibt draußen. Gefunden wird über die Personalnummer, denn in der Produktion hat nicht jede Person eine Mailadresse. Die Beträge liegen verschlüsselt, und eine hochgeladene Datei wird nach dem Einlesen gelöscht.
• Für Mitarbeitende: „Mein Entgelt“ mit der Auskunft nach Artikel 7 und den Kriterien nach Artikel 6. Unter sechs Personen zeigt eine Gruppe keinen Durchschnitt, die Grenze lässt sich nur nach oben verschieben. Der jährliche Hinweis auf das Auskunftsrecht geht von selbst hinaus, für Beschäftigte ohne Konto gibt es Liste, Aushang und Vermerk.
• Für die Personalabteilung: Anfragen per Brief oder über den Betriebsrat mit Frist und einem Schreiben als PDF, das dieselben Zahlen trägt. Der Entgeltbericht rechnet auf ein Berichtsjahr mit Mittel, Median, Quartilen und dem Gefälle je Gruppe auf der Stunde und sagt oben, wo Angaben fehlen. Die Lückenanalyse zeigt daneben das unbereinigte und das bereinigte Gefälle, nach Vergleichsgruppe, Stufe, Seniorität und Team.
• Für die Geschäftsführung: der Vorgang nach Artikel 10 mit Begründung, Maßnahme, Beteiligung und Frist. Jede Gehaltsanpassung lässt sich mit dem Vorgang verknüpfen, aus dem sie folgt. Der Vorgang zeigt sie dann als wirksam oder geplant und daneben das Gefälle auf dem Stand von heute, also bevor der nächste Bericht kommt. Die Kosten der Angleichung rechnen je Gruppe, was es im Jahr kostet, die Lücke ganz zu schließen, sie unter fünf Prozent zu senken oder alle auf ihre Spanne zu heben.
• Für den Betriebsrat: eine eigene Sicht auf Entgeltbericht und Lückenanalyse, mit denselben Zahlen und denselben Grenzen für kleine Gruppen, ohne Namen und ohne Akten. Der Stellenbewertung stimmt er in seiner Sicht selbst zu, und seine Beteiligung an einem Vorgang nach Artikel 10 bestätigt er dort ebenfalls selbst, neben der Angabe des Unternehmens.
• Für Führungskräfte: die Stellen ihres Bereichs mit Band, Spanne und Kriterien, aber keine Personen. So können sie die Frage beantworten, warum eine Person verdient, was sie verdient. Gibt es zu einer Gruppe ihres Bereichs einen Vorgang nach Artikel 10, steht er dort mit Stand, Frist und Maßnahme, ohne Zahlen, und beim Eröffnen bekommen sie eine Benachrichtigung.
• Für Bewerbende: Mit Caltrix Hire geht auf Wunsch keine Stelle ohne Entgeltangabe hinaus, das Band schlägt sie vor, bei Teilzeit anteilig. Caltrix weist auf Fragen nach dem bisherigen Gehalt und auf Titel ohne neutrale Form hin. Beim ersten Entgelt einer neuen Person stehen die Spanne und die Stundenmittel ihrer Gruppe für Frauen und Männer daneben, und danach zeigt die Akte, wie weit der Einstieg vom Mittel abweicht. Einen Betrag schlägt Caltrix nicht vor.

Caltrix stellt zusammen und beurteilt nicht. Ob ein Gefälle sachlich gerechtfertigt ist, entscheidet ihr.

Fazit

Eine Software für Entgelttransparenz muss sechs Gruppen gerecht werden: Die Personalabteilung will keine Sonderaufgabe mehr, der Betriebsrat Einblick und Mitbestimmung, die Geschäftsführung einen Betrag und einen Beleg, Mitarbeitende eine Antwort ohne Antrag, Führungskräfte eine Erklärung, die sie selbst geben können, und Bewerbende eine ehrliche Zahl vor dem Gespräch. Alles davon steht auf demselben Fundament, auf Gehaltsbändern, die ein Mensch zugeordnet hat. Wer dort beginnt, wählt die Software danach leichter aus. Wie die Auskunft im Einzelnen abläuft, steht im Beitrag zum Auskunftsanspruch nach Artikel 7, wie Caltrix die Teile zusammenführt, unter Entgelttransparenz.