Psychische Gesundheit: vertrauliche Ansprechpersonen

Das Muster

Nicht das Angebot scheitert, sondern der Weg dorthin

Drei Stellen, an denen ein übliches System verrät, wer mit wem gesprochen hat. Alle drei sind ungewollt, und alle drei genügen.

Der Kalender ist ein Verzeichnis

Ein belegter Termin mit Namen sagt zwei Dinge: wer anbietet und wer angenommen hat. In den meisten Systemen sagt er beides, und zwar jedem, der Zugriff auf die Planung hat.

Die Notiz gehört dem System

Wer mitschreibt, schreibt in eine Akte, in die andere hineinsehen dürfen. Also schreibt niemand mit, oder es wird von vornherein nichts gesagt, das eine Notiz wert wäre.

Der Bericht zählt Personen

Eine Auswertung, die zeigt, wer wie oft da war, beantwortet eine Frage, die niemand gestellt hat. Sie muss nicht einmal geöffnet werden, es genügt, dass es sie gibt.

Ein Angebot zur psychischen Gesundheit steht und fällt mit einer Zusage: Was hier gesagt wird, bleibt hier. Eine Software, die diese Zusage nicht halten kann, macht sie zu einer Behauptung, und die trägt beim ersten Zweifel nicht mehr.

Wie Caltrix dichthält

Sechs Stellen, an denen nichts abfällt

Vertraulichkeit ist hier kein Rechteprofil, das jemand richtig setzen muss, sondern die Bauart der Funktionen selbst.

Fremde Termine tragen keinen Namen

In der Terminübersicht ist zu sehen, dass ein Zeitfenster belegt ist, nicht von wem. Wer eine Sprechstunde sucht, liest dabei keine Teilnehmerliste mit.

Notizen gehören dem, der sie schreibt

Beide Seiten führen ihre Session-Notizen für sich. Sie sind nicht geteilt, nicht für die Führungskraft sichtbar und auch nicht für die Aufsicht des Programms.

Berichte zählen Mentoren, nie Mentees

Ausgewertet wird je Mentor: wie viele Gespräche, wie viel Zeit, wie weit die Kapazität trägt. Eine Sicht, die je Mentee zählt, gibt es nicht, auch nicht für die Administration.

Die Konfliktprüfung bleibt beim Lernenden

Kollidiert ein Termin, steht die Begründung nur in der eigenen Lerner-Ansicht und in keiner Planung der Administration. Über eine Verfügbarkeitsabfrage lässt sich also nicht herausfinden, warum jemand belegt ist.

Benachrichtigungen gehen nur an die Beteiligten

Keine Kopie an die Führungskraft, keine Sammelmail an die Personalabteilung. Und wer nur für eine bestimmte Gruppe ansprechbar sein soll, wird als Mentor genau darauf begrenzt.

Vertraulich ist eine Eigenschaft, keine Absprache

Ein Mentor kann insgesamt vertraulich geführt werden, ein einzelner Termin ebenso. Was so gesetzt ist, ist für Führungskraft, Administration und Personalabteilung nicht einsehbar.

Die vierte Karte ist die, die man beim ersten Lesen überliest, und im Alltag die wichtigste. Ein System, das Namen verbirgt, aber auf die Frage „wann hat diese Person Zeit?“ mit „belegt, Mentoring“ antwortet, hat nichts verborgen. Es hat die Auskunft nur an eine andere Stelle verschoben.

Wie es läuft

Vier Schritte, und keiner davon nennt einen Namen

Vom Aufbau des Kreises der Ansprechpersonen bis zu der Frage, ob das Angebot überhaupt reicht.

Ansprechpersonen benennen und ausbilden

Wer die Rolle übernimmt, wird als Mentor geführt, mit Thema, Kapazität und der Gruppe, für die er oder sie ansprechbar ist. Die Ausbildung dazu läuft als Lernpfad in Caltrix Campus, mit Auffrischung und Nachweis in derselben Akte. Damit ist belegbar, dass die Firma ausgebildete Leute einsetzt, ohne dass ein einziges Gespräch belegt wird.

Sprechzeiten öffnen statt Anfragen sammeln

Offene Sprechstunden sind der niedrigste Einstieg, den es gibt: Es braucht keine Begründung und keinen Antrag, nur ein freies Zeitfenster. Sichtbar ist das Fenster, nicht wer es genommen hat.

Das Gespräch führen, und nur so viel festhalten wie nötig

Was jede Seite für sich notiert, bleibt bei ihr. Braucht es mehrere Termine, entsteht daraus ein Tandem mit Verlauf, das genauso vertraulich geführt wird wie der einzelne Termin.

Das Programm steuern, ohne die Gespräche zu kennen

Die Leitung sieht, wie ausgelastet die Ansprechpersonen sind, wie lange Wartezeiten werden und wo Kapazität fehlt. Das reicht, um zu entscheiden, ob zwei weitere Personen ausgebildet werden müssen. Für diese Entscheidung braucht niemand zu wissen, wer da war.

Wofür Caltrix in diesem Fall nicht da ist

Keine Beratung und keine Behandlung. Caltrix organisiert Termine, Ausbildung und Nachweise. Es führt keine Gespräche, stellt nichts fest und ersetzt keine fachliche Hilfe.
Kein Weg für den Notfall. Bei akuter Gefahr ist ein Termin in drei Tagen die falsche Antwort. Ein Angebot braucht daneben einen Weg, der sofort hilft und der steht in keiner Software.
Keine Vereinbarung. Wer ansprechbar ist, was die Ansprechperson darf, wo ihre Rolle endet und was im Fall einer Gefährdung geschieht: Das gehört in eine Betriebsvereinbarung und in die Ausbildung. Caltrix kann eine solche Vereinbarung abbilden, nicht ersetzen.

Diese Grenzen stehen hier, weil sie beim Aufbau eines solchen Angebots die ersten Fragen sind. Wer sie später klärt, hat das Angebot bereits eröffnet.

Was der Betriebsrat als Erstes fragt

Ob sich aus dem System ableiten lässt, wer das Angebot benutzt. Die Antwort ist nein, und sie hängt nicht an einer Einstellung: Es gibt keine Auswertung je Mentee, die jemand einschalten könnte, und der Weg über die Terminplanung ist mit der Konfliktprüfung ebenfalls zu.

Die zweite Frage ist meist, wer die Ansprechpersonen sieht. Sichtbar ist, wer sich als ansprechbar gemeldet hat, und das ist der Zweck. Über die Zielgruppe eines Mentors lässt sich der Kreis dabei so eng ziehen, wie die Vereinbarung es vorsieht.

Zu Betrieb, Auftragsverarbeitung und Datenstandort steht das Übrige auf der Compliance-Seite. Wie Mentoring darüber hinaus arbeitet, zeigt die Produktseite.

Wer das Gespräch sucht, will nicht, dass es im Kalender steht