Preboarding, Onboarding, Crossboarding, Offboarding, Reboarding

In der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens stehen an einem normalen Dienstag drei dieser Vorgänge gleichzeitig an: Jemand hat unterschrieben und fängt in vier Wochen an, jemand wechselt intern die Abteilung und jemand hat gekündigt. Drei Begriffe, drei Zuständigkeiten, meistens drei getrennte Checklisten.

Dabei beschreiben die fünf Begriffe keine fünf Verfahren, sondern fünf Zeitpunkte in demselben Ablauf. Wer sie auseinanderhält, spart sich Doppelarbeit. Wer sie verwechselt, baut dieselbe Struktur viermal.

Die fünf Begriffe auf einen Blick

Wo die Verwechslungen passieren

Preboarding ist kein vorgezogener Onboarding-Start

Preboarding hat ein eigenes Ziel und das ist nicht fachlich. Zwischen Unterschrift und erstem Tag liegen oft drei Monate, in denen die Person weiter Angebote bekommt. Was hier zählt, ist Verbindung: eine Nachricht vom künftigen Team, die Einladung zum Sommerfest, ein Ansprechpartner mit Namen. Fachliche Inhalte gehören nicht in diese Phase, denn Arbeitsleistung vor dem ersten Tag ist arbeitsrechtlich heikel.

Der zweite, unterschätzte Teil ist Vorbereitung ohne die Person: Zugänge beantragt, Geräte bestellt, Pfad angelegt, Pate benannt. Wer das aufs Preboarding legt, gewinnt am ersten Tag mehrere Stunden.

Crossboarding ist Onboarding ohne den Ankommens-Teil

Beim internen Wechsel entfällt alles, was mit dem Ankommen in der Firma zu tun hat: Kultur, Prozesse, Werkzeuge, Kolleginnen und Kollegen. Übrig bleibt der fachliche Teil und der ist oft der anspruchsvollere.

Genau deshalb wird Crossboarding regelmäßig übersprungen. Weil die Person schon da ist, wirkt Einarbeitung überflüssig. Und weil sie schon da ist, traut sie sich seltener zu fragen. Ausführlich in Crossboarding beim internen Rollenwechsel.

Offboarding ist nicht dasselbe wie der Austritt

Hier trennen sich zwei Dinge, die im Alltag denselben Namen tragen.

Der Austritt ist der arbeitsrechtliche und administrative Vorgang: Kündigungsfrist, Resturlaub, Zeugnis, Rückgabe der Geräte, Abmeldung der Zugänge. Er ist in den meisten Firmen sauber geregelt, weil jeder einzelne Schritt eine Frist trägt.

Offboarding im engeren Sinn meint den Teil daneben, der keine Frist hat: die Übergabe dessen, was die Person weiß. Beides fällt in denselben Zeitraum und deshalb werden sie verwechselt. Nur eines von beidem steht aber in einer Checkliste.

Die Unterscheidung ist nicht akademisch. Wer „Offboarding" sagt und die Austrittsformalitäten meint, hakt sie ab und hält den Vorgang damit für erledigt. Warum die Übergabe einen Termin braucht und kein Dokument, steht in Die Übergabe ist ein Termin.

Reboarding ist kein Onboarding in klein

Nach Elternzeit, langer Krankheit oder Sabbatical kommt jemand zurück, der die Firma kennt, aber eine veraltete Version davon. Das ist die schwierigere Ausgangslage, denn niemand weiß, was genau fehlt: die Person nicht, weil sie nicht ahnt, was sich geändert hat, und das Team nicht, weil ihm die Änderungen selbstverständlich geworden sind.

Ein Reboarding besteht deshalb weniger aus Inhalten als aus einer Liste: Was hat sich seit dem Tag X geändert, an Werkzeugen, Prozessen, Zuständigkeiten und Personen. Diese Liste zu führen kostet fast nichts, wenn man sie laufend pflegt, und ist kaum nachzuholen, wenn nicht.

Was alle fünf gemeinsam haben

In jedem der fünf Fälle wechselt Wissen den Besitzer. Bei vier von fünf gibt es dafür keinen Termin und keine verantwortliche Person, sondern eine Absicht.

Das ist der eigentliche Grund, warum sich die Begriffe lohnen: nicht, um fünf Prozesse zu bauen, sondern um zu erkennen, dass viermal dasselbe fehlt. Ein Schritt ohne Namen und Frist ist eine Notiz, kein Plan. Das gilt für die Übergabe beim Austritt genauso wie für die Einarbeitung nach dem Wechsel.

Wer einen dieser vier Fälle sauber löst, hat die Vorlage für die anderen drei. Womit man anfängt, entscheidet nicht die Systematik, sondern die Häufigkeit.

Welcher Begriff bei euch zuerst zählt

Die Reihenfolge ergibt sich aus den Zahlen des letzten Jahres, nicht aus dem Lehrbuch. Drei Fragen genügen:

• Wie viele Personen sind eingetreten? Ab etwa zwanzig Eintritten im Jahr lohnt sich ein Pfad je Rolle, darunter reicht eine gute Checkliste.
• Wie viele haben intern gewechselt? In gewachsenen Firmen liegt diese Zahl regelmäßig über der Zahl der Eintritte und fast nie gibt es dafür etwas.
• Wie viele sind gegangen und wisst ihr, was mit ihrem Wissen passiert ist? Wenn die zweite Hälfte der Frage niemand beantworten kann, ist das die dringlichste Baustelle, weil sie sich nicht nachholen lässt.

Wie lange Einarbeitung überhaupt dauert und woran sich das messen lässt, steht in Wie lange dauert Onboarding.

Checkliste: die fünf Fälle im eigenen Unternehmen

1. Ist für jeden der fünf Fälle benannt, wer ihn verantwortet, oder gibt es Fälle ohne Zuständige?
2. Beginnt das Preboarding mit der Unterschrift und nicht mit dem ersten Arbeitstag?
3. Sind Zugänge, Geräte und Pate vor dem ersten Tag erledigt statt an ihm?
4. Bekommt ein interner Wechsel einen eigenen Einarbeitungsplan, oder gilt er als erledigt, weil die Person bleibt?
5. Ist beim Austritt getrennt, was Formalität ist und was Wissensübergabe?
6. Trägt jeder Übergabeschritt eine namentliche Person und ein Datum?
7. Existiert eine laufende Liste der Änderungen, aus der sich ein Reboarding zusammenstellen lässt?
8. Wisst ihr, welcher der fünf Fälle bei euch am häufigsten vorkommt?

Fazit

Die fünf Begriffe beschreiben fünf Zeitpunkte in einem Ablauf und nicht fünf Projekte. Vier von ihnen scheitern an derselben Stelle: Der Moment, in dem Wissen den Besitzer wechselt, hat keinen Namen und keine Frist.

Wer das an einem Fall löst, hat die Vorlage für die übrigen. Welcher es sein sollte, sagen die Zahlen des letzten Jahres. Der Einstieg für den häufigsten Fall steht in Onboarding neuer Mitarbeitender.