Offboarding und Crossboarding: die Übergabe ist ein Termin, kein Dokument

Es gibt einen Termin, den fast jede Firma kennt: das Übergabegespräch am letzten Freitag. Zwei Stunden, ein Notizblock, danach ist die Person weg. Was dabei nicht zur Sprache kam, war entweder unwichtig oder ist jetzt verloren, und welches von beidem zutrifft, stellt sich erst vier Monate später heraus.

Der Grund dafür ist nicht Nachlässigkeit. Der Grund ist, dass die Übergabe der einzige Teil eines Austritts ist, für den kein Termin existiert. Kündigungsfrist, letzter Arbeitstag, Zeugnis, Rückgabe der Geräte: alles datiert, alles mit Verantwortlichem. Der Wissenstransfer nicht.

Offboarding und Crossboarding sind derselbe Vorgang

Beim Austritt verlässt jemand die Firma, beim internen Wechsel verlässt jemand eine Rolle. In beiden Fällen bleibt eine Aufgabe zurück, die jemand anders weiterführen muss, und in beiden Fällen liegt das Nötige dafür überwiegend im Kopf einer einzigen Person. Crossboarding ist deshalb kein Thema neben dem Offboarding, sondern derselbe Vorgang mit einem milderen Ende: Die Person bleibt erreichbar.

Genau diese Milde ist die Falle. Weil man ja noch fragen kann, wird nichts angesetzt, und nach acht Wochen in der neuen Rolle fragt niemand mehr, weil die Frage inzwischen peinlich wäre. Der Austritt erzwingt wenigstens ein Datum. Der Rollenwechsel erzwingt gar nichts, und deshalb ist die Übergabe dort noch häufiger gar nicht erst passiert.

Warum die Übergabe als Dokument scheitert

1. Niemand schreibt auf, was ihm selbstverständlich ist

Ein Übergabedokument hält fest, was jemand von sich aus für erwähnenswert hält. Das Wissen, das wirklich fehlt, ist aber genau das, was der Person nach zwölf Jahren gar nicht mehr auffällt: dass dieser Kunde vor der Rechnung angerufen werden will, dass die Anlage bei Feuchtigkeit zickt, dass hinter der Ausnahme in der Abrechnung ein Vergleich von 2019 steht.

2. Ohne Termin gibt es keine Verbindlichkeit

Eine Übergabe, die als Aufgabe existiert, konkurriert mit dem Tagesgeschäft und verliert jedes Mal. Sie wandert von Woche zu Woche, bis der Kalender der letzten beiden Wochen mit Abschiedsterminen voll ist und keine Zeit mehr übrig bleibt.

3. Das Dokument kennt keinen Empfänger

Es wird abgelegt, nicht übergeben. Ein Ordner ist kein Empfänger, und ein Wiki-Artikel weiß nicht, wer ihn lesen müsste. Ob das Wissen angekommen ist, lässt sich an einem Dokument prinzipiell nicht ablesen, denn Ablage und Aufnahme sind zwei verschiedene Vorgänge.

Die Übergabe gehört in den Veranstaltungskalender

Eine Übergabesitzung ist eine Lernveranstaltung: Sie hat eine Person, die etwas weiß, mehrere, die es brauchen, einen Termin und ein Ergebnis. Damit gehört sie dorthin, wo in der Firma auch alle anderen Lernformate stehen, nämlich in den Veranstaltungskalender und nicht in eine private Terminserie zwischen zwei Personen.

In Events bekommt jede Sitzung Termin, Zielgruppe und Sichtbarkeit, dazu Anmeldung, Kapazität und Warteliste, eine Erinnerung vor dem Termin und einen Check-in, der dokumentiert, wer tatsächlich dabei war. Der Kalender lässt sich als iCal-Feed abonnieren, sodass die Übergabe im selben Kalender steht wie jeder andere Termin der Beteiligten.

Der eigentliche Gewinn ist ein Nebeneffekt: Eine Übergabe im Kalender ist sichtbar. Die Kollegin aus dem Nachbarbereich, die dieselbe Anlage betreut, kann sich anmelden. Aus einem Vier-Augen-Gespräch mit einem einzigen Empfänger wird ein Format mit dreien, und damit sinkt das Risiko, dass dieselbe Lücke in zwei Jahren erneut aufgeht, weil auch die Nachfolge irgendwann geht. Es ist derselbe Gedanke wie bei jeder anderen Inhouse-Veranstaltung: Weil keine Rechnung dafür kommt, gilt sie als der einfache Fall und bekommt deshalb keine Planung.

Was in den Kalender gehört

Nicht alles auf einmal und nicht am letzten Freitag. Drei bis fünf Termine über die Kündigungsfrist verteilt, jeder mit einem Thema statt mit der Überschrift „Übergabe“:

• Fachübergabe je Aufgabengebiet. Ein Termin pro Bereich, den nur diese Person trägt, nicht ein Termin für alles.
• Kunden und Kontakte. Wer erwartet was, wer ruft bei wem an, welche Zusage steht mündlich im Raum.
• Anlagen-, System- oder Produktwissen. Das Format, bei dem sich eine Anmeldung über den eigenen Bereich hinaus lohnt.
• Offene Vorgänge mit Frist. Was in den nächsten sechs Monaten fällig wird und heute nur eine Person auf dem Schirm hat.
• Sprechstunde nach dem Wechsel. Beim Crossboarding zwei bis drei kurze Termine in den Wochen nach dem Rollenwechsel, damit Nachfragen einen Ort haben, statt peinlich zu werden.

Was in diesen Sitzungen entsteht, gehört anschließend nicht in eine Ablage, sondern in die Einarbeitung der Nachfolge. In Learning ist das derselbe Pfad, den auch eine Neueinstellung durchläuft, nur um die Schritte ergänzt, die aus der Übergabe stammen. Welche Themen überhaupt auf die Liste müssen, beantwortet die Wissenssicherung beim Austritt: Sie zeigt die Kompetenzen, die im Team sonst niemand auf mindestens derselben Stufe trägt.

Zwei Enden, zwei Fristen

Der Unterschied zwischen Austritt und Wechsel liegt allein im Zeitpunkt, ab dem es nicht mehr geht. Beim Austritt ist das der letzte Arbeitstag, und er steht früh fest, weshalb sich rückwärts planen lässt: Der erste Übergabetermin liegt in der ersten Woche der Kündigungsfrist, nicht in der letzten.

Beim Wechsel gibt es diesen Stichtag nicht, deshalb muss er gesetzt werden. Ein Datum, an dem die alte Rolle endet, und zwar unabhängig davon, ob die Nachfolge schon feststeht. Fehlt es, schleppt der Wechsler die alte Rolle monatelang mit und macht zwei Jobs schlecht statt einen gut.

Checkliste für den nächsten Abgang

1. Steht fest, welche Aufgaben ausschließlich diese Person trägt, unabhängig von der Stellenbeschreibung?
2. Gibt es für jedes dieser Gebiete einen eigenen Termin mit Datum, nicht nur eine Aufgabe auf einer Liste?
3. Liegt der erste Termin in der ersten Woche der Kündigungsfrist beziehungsweise am Tag der Wechselentscheidung?
4. Hat jeder Termin einen namentlichen Empfänger, nicht „das Team“?
5. Stehen die Termine im Veranstaltungskalender, sodass sich auch andere Betroffene anmelden können?
6. Ist nach dem Termin dokumentiert, wer teilgenommen hat?
7. Landet das Übergebene im Lernpfad der Nachfolge statt in einer Ablage?
8. Gibt es beim internen Wechsel ein Datum, an dem die alte Rolle endet, und wissen die bisherigen Kolleginnen und Kollegen, an wen sie sich ab dann wenden?

Fazit

Offboarding und Crossboarding scheitern nicht am fehlenden Willen, sondern daran, dass die Übergabe als einziger Schritt der Kette kein Datum trägt. Sie ist keine Aufgabe und kein Dokument, sondern eine Reihe von Terminen mit Empfänger, Thema und Nachweis. Wer sie in den Veranstaltungskalender stellt, macht sie planbar, sichtbar und überprüfbar, und aus dem letzten Freitag wird das, was er sein sollte: der Abschied, nicht der Wissenstransfer.