Integration
Caltrix neben Personio
Personio verwaltet eure Leute, Caltrix sorgt dafür, dass Wissen zwischen ihnen weitergeht. Diese Seite setzt voraus, dass Personio bleibt. Sie zeigt, was über die Anbindung in Caltrix ankommt, was zurück nach Personio geht und was ihr dafür braucht. Ob Caltrix Personio auch ersetzen kann, steht auf der Seite Personio ersetzen oder ergänzen.
Was ein Anlass in Personio in Caltrix auslöst
Ihr pflegt eure Leute weiter in Personio. Caltrix liest daraus, wer kommt, wer wechselt und wer geht, und macht daraus die Weitergabe von Wissen:
| In Personio | In Caltrix |
|---|---|
| Eintritt | Caltrix legt die Person an und weist ihr den Lernpfad ihrer Rolle zu. Steht der Pfad auf dem Eintrittsdatum, rechnet seine Frist von dort. Verschiebt sich das Datum in Personio, ziehen die Fristen mit. Wer erst später anfängt, wartet bis dahin im Preboarding und belegt noch keinen Nutzerplatz. |
| Neue Position | Caltrix weist die Pfade der neuen Rolle zu, die bisher nicht passten. Was schon angefangen ist, bleibt. |
| Neues Team, neue Führungskraft | Team, Abteilung und Berichtslinie ziehen nach. |
| Austritt mit Datum | Die Wissensübergabe beginnt: ein Übergabe-Pfad und eine Übergabe mit Frist, gerechnet aus dem letzten Arbeitstag. Die Führungskraft erfährt es. Liegt der letzte Tag mehr als sechs Wochen entfernt, beginnt die Übergabe sechs Wochen vorher. |
| Genehmigte Abwesenheit | Caltrix übernimmt nur den Zeitraum, nie den Grund. Wer das nicht will, schaltet es ab. |
Was zurück nach Personio geht
Nachweise. Ist ein Lernpfad abgeschlossen oder eine Schulung belegt, legt Caltrix den Nachweis als PDF in die Personalakte in Personio, in eine Dokumentkategorie eurer Wahl. Externe Nachweise gehen denselben Weg. Wird ein Nachweis widerrufen, verschwindet er dort wieder. Das Zurückschreiben schaltet ihr eigens ein.
Sonst geht nichts zurück. Fortschritt in einem Pfad und Kompetenzstufen bleiben in Caltrix und Stammdaten in Personio ändert Caltrix nicht.
Wie die Anbindung läuft
Caltrix gleicht jede Nacht mit Personio ab, dazu auf Knopfdruck. Ein Probelauf zeigt vorher, was sich ändern würde. Verbunden wird mit API-Zugangsdaten, die jemand mit Adminrechten in Personio selbst anlegt (Einstellungen › Integrationen › API-Zugangsdaten). Ein Partnerprogramm oder eine App aus dem Marktplatz braucht es dafür nicht.
Personio bleibt das führende System. Was von dort kommt, also Name, E-Mail, Eintritt und die Felder, die ihr als Quelle wählt, ist in Caltrix gesperrt und wird nur in Personio geändert. Wer in Personio fehlt, wird in Caltrix nicht stillschweigend abgeschaltet, sondern gemeldet.
Ab welchem Level
Die Anbindung an Personio ist ab dem Level Entwicklung enthalten, ebenso die Wissensübergabe beim Austritt. Caltrix Staff braucht ihr dafür nicht: Wer Personio behält, bucht Campus allein. Die Zahlen für eure Größe stehen auf der Preisseite.
Ohne Schnittstelle, zum Beispiel im Pilot
Für den Anfang reicht eine Datei. Ihr exportiert eine Liste aus Personio, ordnet die Spalten in Caltrix selbst zu und Caltrix merkt sich die Zuordnung für den nächsten Import. Den Personenimport gibt es in jedem Level. Auch hier weist eine neue Position die Pfade der Rolle zu und wer schon ausgetreten ist, wird deaktiviert.
Was die Datei nicht kann: Ein Austrittsdatum in der Zukunft startet keine Übergabe und zurück nach Personio geht nichts. Dafür braucht es die Anbindung. Für einen Pilot mit einer Rolle und ein paar Personen ist die Datei der schnellere Weg.
Was Caltrix nicht tut
- Keine zweite Personalakte. Personio bleibt, wo eure Leute geführt werden. Dokumente aus Personio bleiben in Personio.
- Keine Lohnabrechnung. Gehalt liest Caltrix nur, wenn ihr Entgelttransparenz in Caltrix bucht und diesen Abgleich ausdrücklich einschaltet. Vom Entgelt geht nichts zurück nach Personio.
- Keine Gründe für Abwesenheiten. Caltrix kennt den Zeitraum, nicht den Anlass.
- Keine Leistungsdaten nach Personio. Dort landet der Nachweis, nicht der Weg dorthin.
Und Workday?
Aus Workday nimmt Caltrix Eintritte, Rollenwechsel und Austritte an, die eure Workday-Integration schickt, Nachweise gehen dort aber nicht von selbst zurück; mehr dazu auf der Seite Workday-Alternative.
Personio behalten und die Weitergabe dazunehmen?
In einer Live-Demo zeigen wir an einer eurer Rollen, wie ein Eintritt aus Personio in Caltrix zum Lernpfad mit Frist wird und wie der Nachweis zurück in die Personalakte geht.
Demo anfragen →