Auskunftsanspruch zum Entgelt: was Artikel 7 verlangt

Eine Mitarbeiterin schreibt ihrer Personalleitung drei Sätze. Sie möchte wissen, was sie verdient, und was der Durchschnitt in ihrer Vergleichsgruppe verdient, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Ab diesem Moment läuft eine Frist.

Artikel 7 der EU-Richtlinie 2023/970 gibt ihr diesen Anspruch und dem Betrieb zwei Monate für die Antwort. Dieser Beitrag erklärt, was genau geschuldet ist, was passiert, wenn die Auskunft ausbleibt, was vorher geklärt sein muss und welchen Teil der Arbeit ein System übernehmen kann.

Was der Auskunftsanspruch zum Entgelt konkret verlangt

Artikel 7 richtet sich an die einzelne beschäftigte Person, nicht an die Belegschaft als Ganzes. Verlangt werden kann:

• das eigene Entgeltniveau,
• das durchschnittliche Entgeltniveau der Vergleichsgruppe, also der Personen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten,
• beides aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

Die Antwort ist innerhalb von zwei Monaten zu erteilen. Die Richtlinie verlangt außerdem, dass Beschäftigte über dieses Recht überhaupt informiert werden. Ein Anspruch, von dem niemand weiß, wäre keiner, und ein Betrieb, der erst auf Nachfrage informiert, hat die Pflicht nicht erfüllt.

Wichtig für die Planung: Die Umsetzungsfrist der Richtlinie ist im Juni 2026 abgelaufen, der Stand der deutschen Umsetzung war im Sommer 2026 noch offen. Das deutsche Entgelttransparenzgesetz kennt bereits einen eigenen, engeren Auskunftsanspruch, der erst ab 200 Beschäftigten greift. Wer heute etwas aufbaut, baut deshalb gegen den Text der Richtlinie und prüft den nationalen Stand, bevor er Zusagen macht. Dieser Beitrag beschreibt die Anforderungen, er ersetzt keine Rechtsberatung.

Was passiert, wenn die Auskunft ausbleibt

Die naheliegende Sorge ist ein Bußgeld. Das ist nicht die teuerste Folge.

1. Die Beweislast dreht sich

Der schärfste Hebel der Richtlinie ist die Beweislast. Wer seine Transparenzpflichten nicht erfüllt hat, muss im Streitfall selbst nachweisen, dass keine Entgeltdiskriminierung vorliegt. Aus der Ausgangslage „die beschäftigte Person muss die Benachteiligung belegen" wird das Gegenteil. Das entscheidet ein Verfahren, bevor überhaupt über eine einzelne Zahl gesprochen wird, und es wirkt genau dort, wo die Unterlagen fehlen.

2. Sanktionen kommen aus dem nationalen Recht

Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten auf wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen. Wie hoch die ausfallen, steht folglich nicht in der Richtlinie, sondern im jeweiligen Umsetzungsgesetz. Für die Planung heißt das: Die Größenordnung ist heute nicht seriös bezifferbar, die Pflicht selbst dagegen schon.

3. Die Frage verschwindet nicht, sie wandert

Wer zwei Monate lang nicht antwortet, bekommt dieselbe Frage zurück, nur über den Betriebsrat, die Gewerkschaft oder eine Kanzlei. Dann ist es kein Gespräch mehr, sondern ein Vorgang. Und eine hastige Antwort in der achten Woche ist auch eine Antwort: Wer eine Zahl aus einer Tabelle zieht, die niemand geprüft hat, hat sie damit bestätigt.

Drei Dinge, die vor der ersten Anfrage geklärt sein müssen

Die Vergleichsgruppe ist eine Wertung, keine Rechnung

„Gleiche oder gleichwertige Arbeit" ist eine arbeitsrechtliche Bewertung. Sie lässt sich nicht aus Stellenbezeichnungen ableiten, denn zwei Personen mit identischem Titel können völlig unterschiedliche Verantwortung tragen. Ein brauchbarer Anker ist das Stellen- oder Rollenprofil, die Zuordnung selbst trifft aber die Personalverwaltung. Wer sie einer Automatik überlässt, hat am Ende eine Zahl, die niemand verteidigen kann.

Unter einer Mindestgröße darf keine Zahl herauskommen

Eine Vergleichsgruppe aus zwei Personen legt das Entgelt der jeweils anderen exakt offen. Eine Auskunft, die das tut, beantwortet ein Recht mit einem Datenschutzvorfall. § 12 Abs. 3 des Entgelttransparenzgesetzes zieht die Grenze bereits bei sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts in der Vergleichstätigkeit. Diese Schwelle ist ein guter Ausgangswert, und sie sollte sich nach oben verschieben lassen, nie nach unten. Wo die Gruppe zu klein ist, sagt die Auskunft genau das, statt zu schweigen oder zu schätzen.

Das Geschlecht ist ein Datum, das viele Betriebe gar nicht führen

Die Auskunft ist nach Geschlecht aufzuschlüsseln, doch in vielen Personalsystemen steht dort nichts, oder es steht eine Anrede, was etwas anderes ist. Wer das Merkmal erhebt, erhebt es zweckgebunden für diese Auswertung. „Keine Angabe" muss dabei ein echter Wert sein, der im Ergebnis eine eigene Spalte bekommt, statt stillschweigend herauszufallen. Ein Bericht, in dem ein Teil der Belegschaft fehlt, rechnet sich sonst schön.

Ein Beispiel, das so vorkommt

Ein Planungsbüro mit 240 Beschäftigten bekommt im März die erste Anfrage. Die Personalleitung braucht vier Tage, um zu klären, wer überhaupt zur Vergleichsgruppe gehört, zwei weitere, um die Gehälter aus drei getrennten Tabellenständen zusammenzuziehen, und stellt dann fest, dass für elf Personen kein Geschlecht hinterlegt ist. Die Antwort geht in Woche sieben raus, knapp innerhalb der Frist.

Vier Wochen später kommt die zweite Anfrage, aus einer anderen Abteilung. Die Arbeit beginnt von vorn, denn nichts davon war wiederverwendbar. Das ist der eigentliche Kostenpunkt: nicht die eine Auskunft, sondern jede weitere.

Was ein System übernehmen kann und was nicht

Die Trennlinie verläuft zwischen Zusammenstellen und Beurteilen, und sie ist nicht verhandelbar.

Ein System kann übernehmen: die Vergleichsgruppe abfragen, sobald sie einmal gesetzt ist, den Durchschnitt rechnen, nach Geschlecht aufschlüsseln, die Mindestgröße prüfen und die Antwort verweigern, wenn die Gruppe zu klein ist, die Zwei-Monats-Frist mitführen und protokollieren, wer wann was beantwortet hat.

Ein System darf nicht übernehmen: die Zuordnung einer Stelle zu einer Entgeltgruppe, die Bewertung, ob zwei Tätigkeiten gleichwertig sind, und die Entscheidung, was mit einem gefundenen Gefälle geschieht. Ein Werkzeug, das diese Bewertung mitmacht, erzeugt ein datiertes Dokument über den eigenen Betrieb, das im Streitfall gegen ihn verwendet wird.

Dieselbe Grenze gilt für den Hinweis an die Personalverwaltung. Er darf sagen, dass in einer Entgeltgruppe eine Pflicht entsteht, wenn das Gefälle über der Schwelle der Richtlinie liegt und sachlich nicht gerechtfertigt ist. Er darf nicht sagen, hier liege eine Benachteiligung vor. Das Erste ist eine Fristangabe, das Zweite ein Urteil.

In Caltrix Pay sitzt genau diese Aufteilung: Das Gehaltsband gehört zur Personalakte in Caltrix Staff und wird von Menschen gepflegt, die Auskunft beantwortet der Self-Service auf Knopfdruck. Sind keine Bänder gepflegt, bleibt die Auskunft stumm und sagt in der Verwaltung, warum. Ein Recht anzubieten, auf das eine leere Seite antwortet, ist schlechter, als es noch nicht anzubieten. Wie die drei Flächen zusammenspielen, steht unter Entgelttransparenz.

Checkliste: seid ihr auskunftsfähig?

1. Wisst ihr, wer in der Firma eine Auskunft nach Artikel 7 entgegennimmt und beantwortet?
2. Ist jeder Stelle eine Entgeltgruppe mit Spanne zugeordnet, und hat ein Mensch diese Zuordnung getroffen?
3. Liegen die Entgelte an einer Stelle, oder müsst ihr sie aus mehreren Tabellen zusammenziehen?
4. Ist eine Mindestgröße für die Vergleichsgruppe festgelegt, unterhalb derer keine Zahl herausgeht?
5. Führt ihr das Geschlecht zweckgebunden, mit „keine Angabe" als echtem Wert?
6. Könnt ihr eine zweite Anfrage beantworten, ohne die Arbeit der ersten zu wiederholen?
7. Wisst ihr, wie lange ihr für die erste Auskunft tatsächlich gebraucht habt?
8. Sind Beschäftigte über ihr Recht informiert worden, ohne dass sie danach fragen mussten?
9. Ist festgelegt, wer entscheidet, was bei einem auffälligen Gefälle passiert?

Fazit

Artikel 7 verlangt keine große Analyse, sondern eine belastbare Antwort auf eine einfache Frage, innerhalb von zwei Monaten. Teuer wird das nicht durch die erste Anfrage, sondern dadurch, dass jede weitere dieselbe Handarbeit auslöst und die Beweislast sich dreht, solange die Unterlagen fehlen. Wer die Gehaltsbänder einmal sauber zuordnet, verwandelt eine wiederkehrende Sonderaufgabe in eine Abfrage. Was dafür im System liegen muss, steht unter Entgelttransparenz, die weiteren Pflichten rund um Nachweise und Fristen unter Compliance.